Traitement des bulletins de salaire

Une des tâches les plus cruciales pour une entreprise est le traitement des bulletins de salaires. Que l’entreprise comprenne un seul salarié ou cinq cents, tous les services doivent fonctionner en sachant que leurs décisions peuvent avoir des conséquences sur le travail des autres départements de la société.


1. En quoi consiste le traitement des bulletins de salaire ?

Une des tâches les plus cruciales pour une entreprise est le traitement des bulletins de salaires. Que l’entreprise comprenne un seul salarié ou cinq cents, tous les services doivent fonctionner en sachant que leurs décisions peuvent avoir des conséquences sur le travail des autres départements de la société. Le personnel de gestion des ressources humaines doit faire suivre ses décisions d’embauche ou de licenciement au service administratif qui gère les fiches de paie. Les logiciels de traitement des salaires doivent répondre aux besoins du service du personnel, du service de comptabilité, et des chefs du service paie. Les lois et normes définissant les taxes sur les salaires sont également à prendre en compte, car elles affectent profondément le processus de traitement des bulletins de paie. Pour se conformer aux normes en vigueur et satisfaire ses employés l’entreprise doit avoir un système de gestion planifiée des salaires qui permet une bonne coordination entre les ressources humaines et les services administratifs de gestion du personnel.

2. La gestion du temps dans le traitement de la paie

Bien gérer son temps est un des atouts les plus précieux pour un chef d’entreprise ou un chef de service ; et ce qu’il dirige une PME ou une grande entreprise avec des centaines d’employés. Etre capable de distribuer les bulletins de paie à temps et sans erreur est un des éléments les plus délicats dans le traitement des salaires. Les employés payés en retard se démotivent facilement et ceux dont le compte des heures supplémentaires effectuées n’est pas correct accepteront moins facilement d’en refaire à l’avenir. C’est par ailleurs le type d’informations qui circule rapidement au sein de l’entreprise.

Réussir à gérer les différentes étapes du traitement des salaires est un gros challenge pour la plupart des entreprises. La quantité de travail demandée nécessite souvent la création d’un service administratif entièrement consacré à la gestion des salaires. Même lorsque l’impression des fiches de paie et le remplissage des déclarations de salaires sont externalisés vers un cabinet d’experts comptable il est quand même nécessaire de calculer le nombre d’heures travaillées pour chaque employé.

Le service paie doit souvent gérer des situations très différentes. Certains employés peuvent être payés à l’heure, d’autres toutes les deux semaines et d’autres mensuellement, tout cela au sein de la même entreprise. Certains travaillent à mi-temps et d’autres à plein-temps. Les employés travaillant à plein temps peuvent être autorisés à faire des heures supplémentaires. Certains ont un revenu constant quel que soit le nombre d’heures travaillées, alors que d’autres recevront des bonus qui s’ajouteront à leur salaire. Ces bonus peuvent être une prime, des avantages en nature ou le remboursement de frais professionnels.

Les personnes payées à l’heure ainsi que certains salariés tiennent généralement à jour le nombre d’heures travaillées. Cela peut être fait manuellement ou grâce à un dispositif de pointage. Certaines horloges électroniques qui enregistrent automatiquement l’arrivée et le départ des employés peuvent être aujourd’hui directement reliées à votre logiciel de paie.

3. Services de traitement des salaires

Les chefs d’entreprise doivent généralement se consacrer entièrement à l’activité de leur société. Ils n’ont donc pas de temps à perdre avec des erreurs dans les fiches de paie, des mises à jour de logiciels, ou des modifications réglementaires au niveau local ou national. En sous-traitant la gestion des salaires à un prestataire, ils peuvent diminuer le temps consacré au traitement des bulletins de salaires, à la préparation des livres comptables et autres documents administratifs, et aux problèmes de logiciels.

Pour choisir une société de gestion de la paie, vous devez étudier soigneusement ses références et sa réputation. En discutant avec ses clients, vous pourrez en apprendre beaucoup sur ses méthodes. Un bon système de traitement des salaires doit permettre de garantir la remise des feuilles de paie dans les temps ainsi que leur exactitude. Recherchez le nom du logiciel utilisé par le prestataire et demandez à recevoir des extraits par fichier informatique de toutes les informations imprimées qu’ils vous envoient. Vous devez obtenir le transfert électronique de ces données vers votre système de comptabilité interne, avec lequel les rapports envoyés par le prestataire doivent être compatibles.

Sous-traiter le traitement des bulletins de salaires est généralement dans votre intérêt, quel que soit le nombre d’employés de votre entreprise.

4. Le département des Ressources Humaines

Le premier contact d’un nouvel employé recruté par l’entreprise se fait généralement à travers le service du personnel. C’est là que le nouveau salarié devra fournir un ensemble d’informations personnelles qui sont utiles au système de traitement des salaires.

Le département des ressources humaines s’occupe également de soustraire les charges salariales, tels que les cotisations retraite, l’épargne salariale, les indemnités de congés payés et les cotisations d’assurance maladie. Une fois ces charges déduites des salaires, ils doivent être transmis aux organismes concernés.

5. Le traitement des salaires

La procédure de traitement des salaires doit être rigoureuse afin de réussir à préparer et signer à temps les fiches de paie. La première étape consiste à collecter les informations nécessaires pour établir le montant des salaires. Il faut pour cela rassembler les feuilles de présence de tous les employés. Une fois ces informations vérifiées et regroupées, elles peuvent être entrées dans le logiciel. La plupart des erreurs de fiche de paie proviennent d’oublis au niveau des feuilles de présence. Il faut donc rentrer soigneusement toutes les variables, afin d’être sûr que les données soient correctes. Cela vous fera gagner beaucoup de temps par la suite.

Le logiciel de traitement des salaires doit être programmé pour pouvoir insérer ou retirer n’importe quelle variable, telle que les congés payés, les congés maladie, les cotisations d’assurance maladie les mutuelles santé éventuelles, ainsi que les heures supplémentaires. Une fois que le nombre total d’heures travaillées et les informations annexes sont rentrés dans le logiciel, les bulletins de paie peuvent être imprimés, signés et distribués aux employés.

6. Avantages salariaux

Le service de paie est également en charge de faire des recherches et de prendre des décisions sur le choix des avantages salariaux. Ces avantages sont parfois un élément déterminant pour convaincre une personne de commencer ou de continuer à travailler pour une entreprise.

Certaines entreprises proposent à leurs employés une mutuelle santé complémentaire en payant une partie de la cotisation. Dans ce cas, les cotisations versées par les salariés sont souvent moins élevées que dans le cas d’une adhésion individuelle, hors entreprise.

Savoir si l’entreprise finance le maintien du salaire intégral pendant les congés maladie, et quel régime elle applique pour les congés payés, les jours fériés, et la réduction du temps de travail, peut influencer la décision des postulants.

Les avantages salariaux incluent parfois un service de garde d’enfants au sein de l’entreprise, ou un remboursement des frais de garde. Ces avantages doivent donc satisfaire les besoins réels des employés, et c’est au service du personnel d’adapter ces avantages aux salariés de son entreprise.

7. La comptabilité

Le système de traitement des salaires doit organiser des centaines de variables différentes. Des coordonnées personnelles de l’employé aux informations sur les exonérations de charges, partielles ou totales, la comptabilité de l’entreprise doit enregistrer toutes les informations nécessaires afin de faciliter la tâche au personnel chargé d’établir les bulletins de salaire. Il est important de mettre constamment à jour les différents types de salaires, des employés payés à l’heure aux salariés en CDI, en passant par les avantages catégoriels. Le personnel du service de paie doit donc pouvoir disposer de toutes les informations utiles, à la fois sous forme synthétique et sous forme détaillée.

Le système de traitement informatique des salaires doit être automatiquement compatible avec la comptabilité générale de l’entreprise. Si ce n’est pas le cas, des données peuvent être perdues lors des transferts de fichiers entre les services, ce qui pourrait avoir des conséquences sur les comptes de l’entreprise.

8. Les logiciels de traitement de la paie

Des logiciels de traitement des salaires ont été créés pour simplifier le travail de comptabilité du service de paie. Avoir un logiciel qui permet d’intégrer facilement les différentes caractéristiques de votre entreprise est un bon investissement. Un logiciel efficace doit permettre d’enregistrer à la fois les informations transmises lors du pointage informatisé et d’entrer manuellement les données venant des feuilles de présence. Les informations sur les salaires et le personnel doivent être automatiquement mises à jour à chaque bulletin de salaire. Le service paie pourra alors imprimer des documents sans erreur et dans les temps impartis. C’est un système fiable qui facilite le traitement des salaires.
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