Traitement de la paie

La paie de ses salariés, est souvent une étape que les employeurs trouvent faciles, mais il faut des personnes compétentes pour s’en occuper...


1. Le Traitement de la Paie

Lorsque vous avez des salariés, vous voulez être certains qu’ils seront bien payés au bon moment, et qu’ils toucheront le montant auquel ils ont droit. La paie de ses salariés, est souvent une étape que les employeurs trouvent faciles, mais il faut des personnes compétentes pour s’en occuper. Faire des chèques, une fois par mois est souvent le moyen utilisé, dans les petites entreprises.

Cependant, dans les très grandes entreprises, la gestion des paies, est un travail conséquent, qui demande parfois le travail de plusieurs personnes à temps plein. Il faut utiliser d’autres moyens dans ces cas, et trouver un autre système que celui de donner des chèques aux gens. L’entreprise peut être très grande et avoir des succursales un peu partout, il faudra donc veiller à ce que toutes les personnes obtiennent leurs paies, et le virement bancaire est la formule la plus utilisée. La gestion de la paie, est un travail précis, qui doit être écrit et déclaré.

2. Qu’est-ce que la gestion de la paie ?

La gestion de la paie représente l’ensemble des étapes qui consistent à rémunérer les salariés en échange d’un travail fourni. Tout ce qu’il faut faire c’est connaître le nombre d’heures travaillées par le salarié, afin de le payer pour le travail qu’il a fait. Une fois le nombre d’heures déterminées, vous payer le salarié à une date convenue.

Il y a plusieurs étapes dans la gestion de la paie. Pour commencer, les personnes qui sont en charge des paiements des salaires, doivent avoir une liste des employés, et du salaire horaire pour chaque salarié. Ils calculent donc le taux horaire et les heures travaillées pour déterminer le salaire mensuel. Ensuite, on obtient le salaire brut, auquel des taxes viennent se greffer, pour enfin obtenir un salaire net.

Le service de paie garde toutes les traces des informations fiscales de l’entreprise, ainsi que les salaires des salariés.

3. Faire soi même le traitement de la paie

Dans une petite entreprise, vous voudrez peut-être faire la gestion des paies par vos propres soins afin de réduire les coûts, que vous auriez si vous faisiez appel à un comptable. Vous devrez tout simplement savoir combien d’heures ont travaillé vos employés, et puis déterminer le taux horaire de chacun d’eux. Il faut ensuite calculer les différentes taxes, et enfin vous obtiendrez le total net, que vous devez à vos salariés. Vous pouvez signer des chèques à chaque salarié, et ainsi leur remettre.

Mais si votre entreprise est un peu plus importante, ou si vous ne souhaitez pas vous occuper de la gestion de la paie, vous pouvez faire appel à un comptable ou même plusieurs, tout dépendra du nombre de salariés à payer.

Il faut être prudent, et ne pas engager n’importe qui pour faire votre gestion de paie de vos employés, car ce travail donne accès à des informations personnelles, comme le salaire de chaque personne, ou encore les adresses. Il faut s’assurer que la personne en charge des paies, fasse preuve de professionnalisme et soit qualifié pour faire ce travail.

4. Embaucher un comptable pour s’occuper du traitement des salaires

Il existe des sociétés d’experts comptables qui permettent de faire votre travail de comptabilité, et de traiter les paies de vos salariés. Avec ces sociétés qui sont extérieures à la votre, vous aurez la certitude que le travail sera fait pas des experts comptables, qui prendront soin de tous les aspects de la gestion des paies. En ayant recours à une autre société, pour établir votre traitement de paie, vous serez débarrassé de ce travail.

Lorsque vous engagez une société d’experts comptables, assurez vous qu’elle soit agrée et qu’elle ait les compétences nécessaires pour travailler avec vous. Il faut aussi leur communiquer quelques informations sur votre entreprise, et sur vos salariés, pour qu’ils puissent les payer. Vous pouvez aussi leur demander avec quelles entreprises ils travaillent, afin de vérifier si leur travail est de bonne qualité.

5. Le traitement des paies selon les entreprises

De nombreuses entreprises payent leurs salariés au taux horaire. C'est-à-dire qu’ils sont rémunérés pour chaque heure travaillée. Il suffit alors, de multiplier le taux horaire par le nombre d’heures travaillées, pour obtenir le salaire de l’employé.

Cependant, d’autres entreprises payent leurs employés sur un montant mensuel établi par contrat, lors de l’embauche et qui ne varie pas selon les heures travaillées. Dans ces cas là, le salaire mensuel reste le même, peu importe le nombre d’heures travaillées. Ce système est plus facile pour les personnes en charge de la gestion de la paie, car ils n’ont pas de calculs à faire, le salaire est fixe et il est toujours le même.

Ce processus est très facile pour les comptables, chaque mois, le salaire mensuel est versé sur le compte en banque du salarié, de façon automatique.

6. Maintenir toutes traces des paiements des salaires

Quel que soit le type de paiement que vous avez, et les personnes qui s’en occupent, il faut veiller à ce que chaque transaction soit archivée, et qu’elle soit facilement accessible en cas de problèmes ou de contrôle.
Il faut garder une copie de toutes les traces de la gestion des paies, cela pourrait vous aider de différentes façons.

Tout d’abord, il est essentiel de savoir la quantité d’argent total, que vous distribuez à vos employés. Cela vous aidera à équilibrer vos finances, et à savoir si vous avez assez d’argent sur tel ou tel compte, pour payer vos salariés. Vous pouvez aussi vérifier, que vos employés ont bien été payés, et le montant de leurs salaires. Mais il est important de garder un exemplaire de toutes les transactions fiscales, car si vous avez un contrôle fiscale les inspecteurs vous demanderont de leur montrer vos comptes, afin de déterminer si vous payer bien vos employés par exemple.

7. Gérer les divergences dans la gestion de paie

Si vous remarquez des erreurs dans le traitement de la paie, il y a plusieurs choses que vous devriez faire. Si vos employés viennent vous voir en disant qu’ils n’ont pas été payés ou que le salaire est plus bas que d’habitude, il est important que vous puissiez leur répondre et donc d’avoir une copie des transactions passées, pour vérifier par vous-même.
Il est toujours important d’avoir accès aux éléments relatifs aux traitements et aux salaires des employés.

Si les erreurs viennent du service de comptabilité en charge des paiements, il faudra prendre des mesures rapides. Car vous ne pouvez pas, ne pas payer vos employés pendant un mois, ou bien retarder leur jour de paie de plusieurs jours, à la suite de quoi vous pourriez avoir des problèmes judiciaires.
De plus, des montants de salaires erronés, provoquent le désordre dans les cahiers de compte de l’entreprise. C’est pour cela qu’il vaut veiller à faire attention à la gestion des salaires, et qu’il faut agir dès que vous voyez une erreur dans les comptes.

8. Ajout de nouvelles informations pour votre service de traitement des paies

Une fois vos services de paiement installés, il est possible qu’il faille changer certaines données ou en rajouter des nouvelles. Par exemple, il se peut que certains de vos employés quittent votre société, il faudra donc veiller à les retirer du système de paiement automatique, afin ne plus les payer. Mais il se peut aussi, que de nouvelles personnes intègrent l’entreprise, et il faudra à ce moment là, les rajouter dans le système de paiement, pour qu’ils puissent obtenir leurs salaires. Mais il peut s’agir aussi, de modifier certaines informations relatives aux salaires des employés. Il peut s’agir de modifier le montant du salaire dans le cas d’une augmentation de salaires pour tel ou tel employé, mais parfois aussi, il s’agira de changer les numéros de compte, si un employé change de banque par exemple. Quoique qu’il en soit, il faut pouvoir modifier ou ajouter des informations, facilement pour ne pas léser les employés.

9. La comptabilité

Pour la gestion des salaires, c’est souvent le département comptabilité qui se trouve le plus à même de faire ce travail. La comptabilité, c’est un outil qui permet de communiquer et de gérer l’activité économique, d’une entité économique.

Le personnel du service comptabilité peut donc avoir accès à tous les comptes, et peut gérer les paies facilement. Ils gèrent à la fois, les crédits de l’entreprise mais aussi les débits. Ils s’occupent de l’argent qui rentre dans les caisses de l’entreprise et de l’argent qui sort, comme c’est le cas avec les salaires des employés.

Il existe de nombreux avantages, lorsque le service comptabilité s’occupe de la gestion des paies. Il n’y a pas de besoin de transférer les informations fiscales, car toutes les informations restent dans le même service, les comptables gardent toutes traces d’activités financières, et sont au courant des taxes et des impôts. Ils sont toujours renseignés sur les changements au sein de l’entreprise, comme l’arrivée de nouveaux employés ou le départ de certains autres. Les comptables sont au courant de la trésorerie de l’entreprise, et connaissent la situation financière de l’entreprise.
Maintenir la comptabilité et la gestion de la paie, dans le même lieu a beaucoup de sens, et c’est la raison pour laquelle la plupart des entreprises agissent comme cela.
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Il n’est pas toujours possible de vous débrouiller seul lorsqu’il s’agit de votre entreprise. Il y a plusieurs moments où vous pourriez sentir le besoin d’obtenir de l’aide. Peu importe l’entreprise dans laquelle vous vous trouvez, il s’y trouve probablement une compétition dont vous devez vous soucier. Afin de rentrer dans la compétition, vous voudrez vous assurer que votre entreprise opère à un niveau élevé concernant la gestion du temps, le professionnalisme, et beaucoup d’autres facteurs. Votre propre modèle d’entreprise et vos propres idées pourraient ne pas suffire afin d’éduquer vos employés et votre personnel. Donc, vous pourriez trouver que les services d’un coach d’affaires valent la peine pour votre entreprise.
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