Systèmes de messagerie électronique

Il y a plusieurs facteurs qui vous permettront de choisir la messagerie électronique qui correspond le mieux à vos besoins. Si vous avez certains besoins informatiques bien particuliers, vous pouvez décider de prendre un « package » auprès d’une compagnie de services informatiques qui vous permettra de satisfaire tous ces besoins. Par contre, si vous avez simplement besoin d’une boîte aux lettres électronique, il est préférable de s’adresser à un client de messagerie offrant exclusivement ce type de service. Ainsi, vous pourrez bénéficier d’un service assistance technique de qualité et particulièrement bien qualifié pour régler les problèmes spécifiques à ce type de service.


1. Vue d’ensemble

Que vous consultiez vos courriers électroniques quotidiennement dans le cadre d’une correspondance personnelle ou professionnelle, vous devez être certains de pouvoir utiliser ce moyen de communication à tout moment. Le courrier électronique permet de recevoir et d’envoyer un message instantanément, et c’est aujourd’hui, de loin, l’un des moyens de communication les plus courants. C’est pourquoi il est important de bien choisir votre gestionnaire de messagerie.

Lorsque vous choisissez un gestionnaire de messagerie, plusieurs facteurs doivent être pris en compte. La compagnie que vous choisirez doit d’abord être fiable. Les services de messagerie électronique ayant la réputation d’être souvent indisponibles ou en dérangement sont à exclure, surtout si ces dérangements mettent du temps à être réglés. Il s’agit de trouver un gestionnaire de messagerie électronique qui dispose d’un service d’assistance technique compétent pour répondre à des questions diverses et résoudre des problèmes variés rapidement et efficacement.

Il existe différents types de gestionnaires de messagerie, offrant tous des services particuliers et répondant à des besoins divers. Votre choix dépendra certes de vos besoins, mais également de votre budget. Avant de vous décidez, il est préférable de bien connaître les services dont vous avez besoin et si vous désirez les obtenir tous par le biais d’une même compagnie ou non.

2. Evaluer vos besoins

Avant de choisir un gestionnaire de messagerie, vous devez évaluer vos besoins. En premier lieu, vous devez connaître la fréquence d’utilisation de votre boîte électronique, et si celle-ci est destinée à une correspondance privée, professionnelle, ou les deux à la fois. Si vous avez besoin de plusieurs comptes, vous devez trouver un gestionnaire de messagerie qui vous le permette sans vous faire payer un supplément. Beaucoup d’entre eux offrent la possibilité d’avoir plusieurs comptes, ce qui peut s’avérer particulièrement utile si vous avez besoin d’un compte personnel pour chaque membre d’une famille ou chaque employé d’une entreprise.

L’autre point important à prendre en compte est l’espace dont vous aurez besoin. Si vous avez l’habitude de recevoir des messages électroniques accompagnés de pièces jointes lourdes, ou si vous désirez stocker un nombre important de messages sur votre boîte pour pouvoir y accéder où que vous soyez, vous aurez sans doute besoin d’un espace important. Certains gestionnaires font payer un supplément pour cela, mais d’autres offrent des packages qui peuvent répondre à ce type de besoin.

Un autre facteur important est le filtre de courriers indésirables. Les « pourriels » sont devenus un véritable problème, surtout avec la recrudescence des vols d’identité et autres fraudes. En minimisant les pourriels, vous contrôlez également l’activité de votre boîte électronique. Une activité trop importante peut parfois alourdir le système et le ralentir. Un anti-spam peut d’autre part vous protéger contre certains virus informatiques qui peuvent se transmettre via courrier électronique et mettre en danger votre ordinateur.

3. Les offres des gestionnaires de messagerie électronique

Bien que chaque gestionnaire de messagerie offre des services qui lui sont spécifiques, la plupart proposent généralement une offre à peu près similaire. Encore une fois, il s’agit avant tout de trouver celui qui soit le plus fiable et offre le meilleur service d’assistance technique.

Si vous avez simplement besoin d’une boîte aux lettres électronique, vous devriez commencer par explorer les offres des gestionnaires qui proposent exclusivement ce type de service. Ceci est d’autant plus vrai depuis quelque temps en raison des mesures de sécurité accrues contre la fraude et les courriers électronique indésirables, ou spam. Un gestionnaire spécialisé dans la messagerie électronique sera plus à même de résoudre ce type de problèmes.

La confidentialité est également l’une des préoccupations majeures de toute entreprise de services informatiques, et il est recommandé de choisir un gestionnaire de messagerie électronique qui offre une politique de confidentialité solide. Vous devez vous assurez que votre gestionnaire ne partagera pas vos informations personnelles avec des compagnies tierces ou avec des agences publicitaires. Sélectionnez un gestionnaire dont le modèle commercial soit véritablement orienté vers la satisfaction du client et la qualité du service.

La qualité du service d’assistance technique est un critère important qui démarquera un gestionnaire des autres. Il faut qu’il puisse trouver efficacement et rapidement une solution à votre problème ou une réponse à votre question, ce qui est véritablement appréciable en cas de difficultés.

4. Les logiciels

Le logiciel de messagerie électronique que vous choisirez peut réellement changer votre façon de communiquer avec les autres. Si vous avez votre propre entreprise ou commerce, vous devez choisir un logiciel de messagerie qui vous permette d’effectuer rapidement et facilement des transactions. Microsoft Exchange sur Outlook en est un bon exemple. Bien que ce logiciel ait une quantité d’autres fonctions souvent utilisées en entreprise, le but est de créer un environnement dans lequel les employés peuvent facilement recevoir et envoyer des messages, avoir accès à des carnets d’adresses, et consulter leur boîte électronique à partir de n’importe quel ordinateur via le serveur Exchange.

Certaines fonctions, comme le calendrier, sont pratiques, mais ne sont pas véritablement nécessaires au bon fonctionnement de la boîte électronique.

Le type de logiciel dont vous aurez besoin peut dépendre de ce que votre fournisseur utilise. Etant donné que ces compagnies utilisent des logiciels sur leurs serveurs, ceci a un impact direct sur la façon dont vous recevez votre courrier électronique. Ceci peut sembler important si vous utilisez votre boîte électronique dans un but personnel, c’est en revanche essentiel quant il s’agit de votre entreprise. La taille de votre entreprise ou de votre commerce est également importante. Il faudra donc vous renseigner sur le type de logiciel utilisé, ainsi que sur la présentation de l’interface.

5. Le service d’assistance technique

Lorsque vous choisissez un gestionnaire de messagerie électronique, il est essentiel que celui-ci puisse vous offrir un service d’assistance technique de qualité. C’est un critère important pour différentes raisons. Un problème technique peut arriver à tout moment, et il est important de pouvoir le résoudre rapidement de façon à ce que cela n’ait pas d’impact sur votre activité professionnelle ou commerciale. Si un réseau venait à être hors service pendant une durée prolongée, la communication entre employés et clients peut s’en trouver ralentie et cela pourrait avoir un impact sur l’activité de l’entreprise.

Il est également important que le service d’assistance technique de votre gestionnaire puisse identifier rapidement le problème. Il n’est pas toujours possible de résoudre un problème technique au téléphone, mais il est certainement possible de l’analyser et de l’identifier. Beaucoup de compagnies emploient des représentants ayant des spécialisations particulières pour rendre cette tâche plus aisée. Si l’un des représentants a suivi toutes les étapes pour résoudre un problème particulier sans trouver de solution, il vous enverra sans doute vers un autre représentant plus qualifié ou ayant une autre spécialisation, qui vous posera des questions plus pointues pour tenter de trouver une solution au problème. Ceci montre alors que le gestionnaire s’engage à vous aider et est soucieux de satisfaire sa clientèle.

6. Protection contre les courriers indésirables

Comme nous l’avons déjà mentionné, les courriers indésirables, ou spam, sont aujourd’hui un des problèmes majeurs des messageries électroniques. Bien que de nouveaux logiciels anti-spam apparaissent régulièrement, il semble que ces efforts soient souvent contrés par de nouvelles façons d’envoyer des spam d’une façon ou d’une autre. C’est pourquoi de nombreux gestionnaires de messagerie électronique ont mis au point des logiciels qui permettent de protéger votre boîte électronique et d’éviter qu’elle ne soit envahie de spam. Il existe pour cela différentes méthodes.

Certains gestionnaires peuvent détecter tout courrier électronique susceptible d’être indésirable. Les courriers reçus pendant une certaine période, généralement sur une journée, seront marqués de liens placés dans un fichier de votre boîte électronique. Ces liens sont groupés. Le gestionnaire vous présente alors certaines informations sur chaque message, incluant l’envoyeur et le sujet du message, et vous permet alors de l’identifier comme étant un indésirable, ou au contraire de l’accepter. Si vous l’acceptez, il est alors renvoyé vers votre boîte. Les messages identifiés comme spam sont quant à eux effacés. Ils sont stockés quelques temps dans un fichier spécial, ou mis en quarantaine, de façon à ce que vous ne téléchargiez pas ceux qui semblent suspects.

Il existe d’autres façons de se protéger des spam. Certains gestionnaires proposent des logiciels qui vous permettent d’enregistrer les paramètres spécifiant ce que vous considérez être un spam ou non. Bien que la plupart des gestionnaires de messagerie proposent des anti-spam à peu près identiques, certaines compagnies offrent plus de protection que d’autres. Plus vous avez de personnes sur votre réseau de messagerie, plus il est important de le protéger contre les spam. Même si vous utilisez votre messagerie à des fins personnelles, vous avez tout intérêt à utiliser un gestionnaire offrant un anti-spam.

7. La protection antivirus

En dehors des spam, les virus sont une autre des plaies du secteur informatique. Ils peuvent infecter les ordinateurs individuels tout autant que les réseaux informatiques d’entreprise. Parce qu’il en existe une quantité phénoménale, et parce qu’ils peuvent se transmettre par différents moyens, la protection antivirus est devenue une nécessité. Même si votre ordinateur est équipé d’un logiciel antivirus, il est recommandé de s’assurer que votre gestionnaire de messagerie en propose également un.

Ceci est important parce que beaucoup de virus sont transmis et circulent via courrier électronique. Ceux qui les mettent au point sont devenus très habiles à ce petit jeu et utilisent souvent le carnet d’adresse d’un utilisateur pour transmettre le virus. Le message infecté apparaît alors comme provenant d’une personne figurant dans vos contacts, donc une personne que vous connaissez et à qui vous faites confiance. En réalité, le message n’a jamais été envoyé par cette personne et est porteur d’un virus. Ce type de virus a la capacité de se multiplier et de se transmettre à une vitesse fulgurante, et peut finalement prendre une envergure impressionnante.

Les entreprises sont souvent confrontées à ce type de problèmes car les informations y sont souvent échangées à travers un réseau, et parce que leurs fichiers de contacts sont généralement importants et contiennent de nombreuses adresses. La protection antivirus vous aidera à éviter ce type de situation et à résoudre ce type de problèmes. Ils ne pourront pas régler le problème dans son intégralité, mais ils permettent de réduire la quantité de virus potentiellement dangereux qui pourraient rapidement infecter tous les ordinateurs de votre réseau.

8. Comment éviter les listes des spammeurs

Dans la majorité des cas, le courriers indésirables sont envoyés parce qu’une personne a visité un site internet, s’est abonnée à une liste ou un forum, et a répondu à des questions dont les réponses sont ensuite exploitées pour faire des envois de courriers relatifs à des sujets divers et variés. Bien que ce ne soit pas toujours le cas, c’est souvent comme cela que ça se passe. Voici comment vous, ainsi que votre famille, vos amis ou vos collègues de travail partageant le même réseau, pouvez éviter de vous retrouver sur ce type de listings.

Votre adresse de boîte électronique peut souvent atterrir sur un listing de spammeur sans que vous ne vous en rendiez compte. Pour éviter de vous retrouver sur une liste de spammeur, il faut toujours faire attention au type d’informations que vous dévoilez lorsque vous visitez un site internet. Si vous savez que le site en question est fiable, vous n’aurez alors sans doute aucun problème, parce que ceux-ci offrent toujours la possibilité de vous désabonner à une newsletter ou à une liste quand vous le désirez, ou de faire savoir à un service d’assistance technique que vous ne désirez plus figurer sur leur liste d’adresses et garder vos informations confidentielles. Ceci ne se vérifie pas systématiquement, mais c’est certainement un bon départ.

Une autre façon d’éviter de recevoir des courriers indésirables est de faire attention à l’adresse électronique que vous communiquez. Tout courrier « à faire suivre » est généralement destiné à collecter puis distribuer certaines informations. En faisant cela, vous pouvez souvent finir par apparaître sur un listing, et avoir par la suite de grosses difficultés à vous débarrasser des courriers indésirables que vous recevrez continuellement. Prendre des mesures préventives et rester prudent sont donc les meilleures façons d’éviter que votre boîte électronique ne se trouve inondée de spam.

9. Prendre une décision

Une fois que vous aurez évalué vos besoins, votre budget, et exploré les informations mentionnées précédemment, vous serez prêt à prendre une décision. En fonction de la nature de vos besoins, cette décision peut parfois être difficile. Par exemple, si vous gérez une entreprise ou un commerce, vous êtes probablement soucieux de la qualité du service que recevront vos employés mais également de ce que cela vous coûtera financièrement, surtout si vous venez de créer votre entreprise et que votre budget est particulièrement restreint.

Il est important de savoir où est basé votre gestionnaire. Si cette compagnie n’est pas située dans votre région, il se peut qu’une assistance technique soit difficile à obtenir instantanément, au moment où vous en avez besoin. Vous risquez également d’avoir à payer cher pour vos appels, bien que cela ne soit plus aussi problématique qu’auparavant. Cependant, il est important que vous choisissiez une compagnie qui soit fiable et qui puisse rapidement et efficacement résoudre tout problème technique auquel vous pourrez être confronté.

Si vous ne savez pas quelle offre existe dans votre région, renseignez-vous en faisant une recherche. Ceci étant dit, beaucoup d’entreprises d’envergure nationale améliorent de plus en plus la qualité de leur service d’assistance technique, alors peut-être pouvez vous adresser à l’une d’entre elles, qu’elle soit particulièrement connue ou qu’elle vous ait été conseillée par une personne de votre entourage. Dans tous les cas, vous devez être bien renseigné sur le type de services que vous recevrez avant d’y souscrire. Pensez également à l’impact que cela pourra avoir sur les personnes qui partageront votre compte ou votre réseau. Ceci assurera une communication fluide et facile ainsi que la continuité de l’activité de votre entreprise dans son ensemble.
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