Organisation d’événements

La mise en place et l’organisation d’un événement peut être plus ou moins complexe selon le type de manifestation, les équipements requis, le nombre d‘invités et bien d’autres facteurs à prendre en compte. Avec un planning bien établi et suivi méthodiquement, la tâche s’avèrera moins compliquée qu’elle n’y paraît.


1. Planning

Quel que soit l’événement à organiser, le principal est de savoir gérer le planning. Un projet détaillé contenant les budgets est nécessaire pour définir les responsabilités et domaine d’intervention de chacun ainsi que le coût de la mise en place de cet événement.

Votre dossier doit exposer les raisons pour lesquelles cet évènement est nécessaire pour l’entreprise, et comment arriver au but recherché. Il faut mettre en avant l’impact de cet évènement sur le public visé et informer au mieux vos invités sur son déroulement. Définissez vos priorités avant de commencer. Par exemple, les coûts de la restauration peuvent varier considérablement. Il est donc opportun de savoir ce sur quoi vous souhaitez mettre l’accent.

La date n’est pas à définir au hasard. Evitez les fêtes religieuses, jours de fête nationale, ou toute période pendant laquelle a lieu un évènement majeur ou similaire au votre.

Un salon, congrès ou évènement important se déroulant dans votre ville au même moment pourrait non seulement détourner l’intérêt de vos invités de votre manifestation mais également augmenter le prix des services nécessaires à son organisation.

Vous pouvez informer vos invités de différentes façons, et leur offrir plusieurs possibilités quant à la façon de répondre. Cela dépend de l’envergure de votre événement.

Renseignez vous si certains invités ont des besoins particuliers. Des personnes handicapées auront besoin de rampes d’accès ou places adaptées pour passer en fauteuil roulant ; des personnes diabétiques peuvent avoir besoin de menus spécifiques ; certaines personnes ne consomment pas de viande. Ces choix peuvent faire la différence et influencer la venue de certains de vos invités. Prenez donc les devants sur leurs besoins.

2. Le lieu

Choisir un local adapté est vital pour vous assurer du succès de votre événement. Les choix sont infinis. Chaque événement a ses propres caractéristiques et son budget. Pour vous économiser du temps et de l’argent, vous pouvez faire appel à une agence spécialisée qui saura trouver un local en accord avec vos critères et vos exigences.

Pour des réunions en petit comité, vous pouvez louer des salles prévues à cet effet dans des grands hôtels ou centres d’affaires. Votre budget sera décisif, la location du local est souvent le coût le plus important dans la mise en place d’une manifestation. Prenez donc le temps de trouver un lieu abordable qui soit en rapport avec votre budget.
Pour des événements plus importants, le choix est encore plus vaste. Salles de spectacle, gymnases, salles de convention sont des lieux classiques pour organiser des manifestations professionnelles. En revanche, il est intéressant de diversifier ses choix et de proposer à vos invités des lieux moins traditionnels, comme par exemple une péniche ou un yacht. Cela va apporter un intérêt particulier à votre événement. Ces lieux inhabituels couteront sans doute un peu plus cher à la location, mais attireront plus de monde, et engendreront certainement de bonnes retombées médiatiques.

Le lieu où vous organiserez votre manifestation est stratégique et il est vital de bien le choisir. La facilité d’accès est essentielle si vous voulez vous assurer que les personnes que vous invitez peuvent s’y rendre. S’il est compliqué pour eux d’organiser leur déplacement, il est fort probable qu’ils se désistent. Assurez-vous donc que le lieu soit facilement accessible en transports en commun, voire proche des aéroports et gares si vous prévoyez d’inviter des personnes venant de l’étranger.

3. Hotels

Les personnes qui se déplacent de loin pour assister à votre événement doivent avoir des chambres d’hôtel à leur disposition dont le prix pourra être inclut dans le coût de la participation. Choisissez un hôtel qui soit situé proche du lieu où vous organisez votre manifestation car ne disposant pas de voiture ils seront peut-être réticents à faire appel à un taxi pour se déplacer.
Le standing de l’hôtel ne doit pas être supérieur à celui de votre événement. Mettez l’accent sur la qualité de l’organisation de votre événement, pas sur celle de l’hôtel. Si vous réservez un grand nombre de chambres, essayez de négocier un tarif spécial pour vos invités. Vous pouvez également établir une liste des différents hôtels proches, où ils pourront choisir de séjourner.

4. Manifestation en extérieur

Les manifestations organisées en extérieur peuvent avoir beaucoup de succès. Elles sont moins traditionnelles et sont souvent plus attirantes. Effectuer ce choix engendrera toutefois quelques défis à relever. Si vous organisez une grande manifestation, vous courrez le risque de rencontrer des problèmes de sécurité ou d’avoir des resquilleurs, ce qui en augmentera les coûts.

Assurez-vous que le lieu que vous avez choisi dispose des équipements nécessaires et adéquats ; toilettes, vestiaires et parking adjacent. Ces services contribueront à la réussite de votre événement. Pour des manifestations de grande envergure, ne négligez pas l’emploi de personnel de sécurité. Cela permettra d’éviter les visiteurs indésirables.

Dans le cadre de la préparation d’une manifestation en extérieur, il est opportun de vérifier les conditions météorologiques à l’approche du jour j. Cela vous permettra de contrôler que les installations prévues sont adaptées. Vous pouvez consulter les prévisions météo à plus de 10 jours gratuitement et cela vous permettra de vous organiser en cas d’intempérie. Prévoyez une alternative en cas de dégradation de la météo (transport ou salle annexe). Il est possible de louer des chapiteaux ou auvents de tailles différentes, s’adaptant à la majorité des manifestations. Cela permet de faire face aux éventuelles sautes d’humeur de la météo.

5. Le personnel

Pour des manifestations de grande envergure, et des lieux tels que les halls d’exposition, la meilleure option reste d’employer du personnel pour superviser l’organisation sur le terrain. Certaines structures peuvent vous proposer des services de personnel pour le bar ou la restauration par exemple, d’autres n’en disposent pas. Renseignez-vous donc bien sur les détails des prestations proposées par la structure choisie. Vous pouvez faire appel à des agences qui disposent de personnel qualifié s’adaptant à vos besoins. Si vous proposez de la restauration à vos invités, vous aurez besoin de personnel de service. Une table buffet peut réduire considérablement le coût relatif aux repas. Réfléchissez également au niveau de compétence du personnel que vous souhaitez embaucher. Par exemple, un service haut de gamme ou un barman spécialisé dans la préparation de cocktails pourrait ajouter une touche spéciale au moment du repas.

Il y a également un choix délicat à faire quand il s’agit de trouver du personnel d’animation. Pour une manifestation destinée à un public familial, vous pouvez recruter un magicien, un maquilleur ou un clown. Pour un événement plus professionnel, pensez à des danseurs ou chanteurs.
Assurez-vous que vous avez suffisamment de personnel pour accueillir les invités et qu’une liste préalablement éditée soit constamment mise à jour au fur et à mesure des arrivées. Cela vous permettra d’évaluer le pourcentage de personnes attendues réellement présentes et de décider d’un possible délai pour commencer les festivités en cas de retard massif.

Pour les événements importants et de grande envergure, prévoyez de faire appel à du personnel médical qui puisse intervenir en cas de problème, particulièrement dans les halls de convention ou Palais des Congrès qui sont très vastes.

6. La restauration

Dans l’organisation de manifestations, une partie importante du budget est souvent consacrée à la restauration. Si vos invités viennent de loin, ils s’attendront à pouvoir se restaurer à leur arrivée. Si par ailleurs votre manifestation dure plusieurs heures, cela implique de proposer une nouvelle fois un service de restauration sur place. Le choix des menus et qualités d’aliments sont infinis et vous pourrez aussi bien vous voir proposer des encas (chauds ou froids), que des buffets, servis ou non par du personnel. Le coût, évalué par invité, dépendra bien-sûr du type de prestation que vous demanderez.

Pour les invités qui arrivent de loin, il peut être appréciable de pouvoir se rafraichir à leur arrivée dans votre salle et de leur proposer un espace où ils pourront se détendre avant le début de la manifestation.

Pour un événement à plus petite échelle, un hôtel-restaurant ou salle publique peut être utilisée pour la restauration. Vous pouvez aussi faire des plats maisons pour surprendre vos invités qui s’attendent souvent à des sandwichs. Il est important que le niveau de restauration corresponde à l’envergure de votre manifestation. Exagérer sur la quantité de nourriture pour un petit événement serait une perte d’argent et un réel gâchis. Pour minimiser les coûts, vous pouvez imaginer envoyer un ou plusieurs menus préalablement établis à vos invités, leur laissant ainsi l’opportunité de faire un retour sur leurs préférences ou sur d’éventuelles incompatibilités alimentaires.

7. Le décor

Le décor et les animations sont peut-être ce dont on se souviendra le plus dans votre manifestation. Dans un monde où les gens sont habitués à diner dehors ou à assister à des cérémonies, votre décor et les animations proposées peuvent faire sortir votre événement du lot. Les propriétaires devront être informés de ce que vous organisez dans leur local, qui devra par ailleurs être rendu tel que vous l’avez trouvé, c'est-à-dire vide et propre. Cette tâche est un autre aspect à ne pas négliger car cela prend beaucoup de temps. Certaines agences proposent des services de décoration incluant le montage et démontage des décors. Pour la décoration, vous pouvez inclure des fleurs, des ballons, des banderoles, etc… Tout dépend de la nature de votre manifestation. Prenez garde à ne pas surcharger la décoration pour ne pas non plus détourner l’intérêt de vos invités du but premier : votre événement.

La décoration inclut également tout système de signalisation facilitant les déplacements sur place et indiquant les endroits clés ; par exemple, des panneaux à l’extérieur pour informer de l’emplacement des parkings ou indiquer où se trouve le comptoir d’accueil. Pensez également à la mise en place d’un podium pour les spectacles ou animations que vous proposerez si la structure que vous louez n’en a pas. Enfin, surveillez que toutes ces installations soient bien montées à l’avance et dans le bon ordre afin que les différents intervenants ne se gênent pas les uns les autres.

8. Agences

Vous pouvez vous faire aider par des agences de prestations événementielles et agences de voyages pour mettre en place l’organisation de votre manifestation. Leurs prestations et prix diffèrent, mais ce sont des alliés intéressants mettant leurs compétences et expériences à votre service. Elles sont également habituées à gérer certains problèmes ou détails auxquels vous ne pensez pas et peuvent négocier des prix auprès de certains fournisseurs. Les agences peuvent également trouver des hôtels ou chambres qui correspondent à vos besoins et s’occuper de la réservation. Certaines agences vous mettront à disposition un membre de leur personnel pour régler et gérer sur place, le(s) jour(s) de votre manifestation, tous les problèmes éventuels.

Faites des recherches d’agences spécialisées et surtout informez vous bien sur les détails de leurs prestations. Certaines agences sont plus expérimentées que d’autres ou seront plus particulièrement spécialisées dans tel ou tel type de manifestation.

Un organisateur de mariage sera par exemple beaucoup plus efficace pour organiser un mariage qu’une agence généraliste.
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