Machines à affranchir

Lorsque vous expédiez un courrier ou un paquet par la poste, vous devez payer des frais de port pour qu’il arrive à destination. Les machines à affranchir permettent de régler ces frais de port de façon très pratique.


1. Qu’est-ce qu’une machine à affranchir ?

Une machine à affranchir est un outil qui imprime le montant des frais de port directement sur une enveloppe ou sur un paquet, impression qui constitue la preuve que le paiement a été effectué. La machine est en mesure de calculer le montant exact des frais de port pour chaque envoi, et d’imprimer ce montant sur le paquet ou sur l’enveloppe. Elle mémorise également le montant total des paiements effectués par l’utilisateur.

Pour toute entreprise qui envoie régulièrement du courrier, même en petite quantité, avoir une machine à affranchir de ce type est un atout. Une fois que la machine est installée, les chefs d’entreprise sont enclins à se demander comment ils pouvaient travailler sans. Le courrier expédié à l’aide de cette machine revêt une apparence professionnelle, participant ainsi à valoriser l’image de votre société. La commodité et la rapidité d’utilisation d’une machine à affranchir permettent à votre personnel d’expédier le courrier depuis vos bureaux, plutôt que d’avoir à se rendre à La Poste tous les jours (gain de temps).

Les machines à affranchir ne s’achètent pas. Les constructeurs, qui doivent être agréés par le système postal du pays, les louent et assurent leur réparation, leur entretien, leur remplacement et le réglage du compteur. Si vous envisagez de louer une machine à affranchir, vous pourrez sans doute négocier quelques mois gratuits dans votre contrat de location. Vous trouverez des informations sur ces machines sur Internet ou dans l’annuaire de votre département.

2. Trois éléments principaux

Lorsque vous utilisez un appareil comme une machine à affranchir, il est préférable que vous sachiez comment il fonctionne. Si vous en connaissez les rouages, vous pourrez l’utiliser de manière efficace, et vous saurez tout de suite si l’un des éléments a besoin d’une maintenance ou d’une réparation. Une machine à affranchir est constituée de trois parties principales : le compteur, la base et le plateau de pesée.

Une machine à affranchir nécessite une base qui, contrairement à la machine elle-même, peut être achetée directement plutôt que d’être louée. Même s’il est vrai que cette base est onéreuse, il sera sûrement plus rentable, à long terme, de l’acheter que de la louer. Pour comprendre la différence entre une base et une machine à affranchir, imaginez que c’est la base qui manipule les enveloppes : elle est nécessaire au passage du courrier dans le compteur. Le compteur enregistre le montant des frais de port et imprime l’empreinte postale qui tient lieu de timbre sur l’enveloppe. Pour les paquets, il existe des vignettes d’affranchissement auto-adhésives qui peuvent être passées dans la machine afin que le montant désiré y soit imprimé ; il suffit ensuite de les coller sur les paquets. Les vignettes sont personnalisables : elles peuvent comporter le logo de l’entreprise ou une flamme publicitaire.

3. Le chargeur

La base, partie essentielle de votre installation, possède un certain nombre d’éléments qui lui sont propres. On trouve notamment le chargeur, élément responsable du passage des enveloppes dans le compteur (qui lui-même imprime le montant des frais de port). Les chargeurs ont des vitesses très variables. Certains ne pourront affranchir qu’une quinzaine d’enveloppes par minute alors que d’autres pourront en affranchir jusqu’à 270 dans le même temps.

Vous pouvez vous procurer une machine à affranchir bas de gamme qui fonctionnera sans chargeur, mais cela n’est pas très intéressant si vous avez beaucoup de courrier à expédier de façon régulière. Sans chargeur, vous devrez passer le courrier manuellement dans la machine, ce qui n’a que peu de sens puisque vous l’avez achetée dans le but d’économiser du temps et du travail. Lorsque vous chercherez votre machine, renseignez-vous sur les différents types de chargeurs qui existent et discutez des avantages et des inconvénients de chacun avec le vendeur qui vous conseillera.

Un chargeur semi-automatique vous fera gagner du temps dans la mesure où il permet de charger simultanément plusieurs lots d’enveloppes ; un chargeur automatique vous fera gagner encore plus de temps, aucun chargement manuel n’étant requis. Les chargeurs automatiques sont plus chers mais présentent l’avantage d’accélérer le processus d’affranchissement de votre courrier, un plus à prendre sérieusement en considération si vous avez beaucoup de courrier à expédier.

4. Scelleuse, bac de réception, et distributeur de vignettes

En plus du chargeur, la base comporte d’autres éléments nécessaires à son fonctionnement. La scelleuse est un appareil qui humidifie le rabat des enveloppes chargées dans la machine. Sur les modèles les plus coûteux, la scelleuse ferme l’enveloppe après en avoir humidifié le rabat.

Le bac de réception va récupérer le courrier affranchi. Le type de bac et ses fonctions varient en fonction de sa sophistication. L’entrée de gamme propose des bacs de récupération situés à la sortie de la machine, qui réceptionneront le courrier traité. On trouve aussi des bacs de réception plus perfectionnés, motorisés, qui possèdent un système permettant d’empiler les enveloppes plus rapidement que les autres types de bacs moins complexes.

Les machines à affranchir comportent aussi un distributeur de vignettes pour les enveloppes et paquets trop volumineux pour que l’empreinte postale y soit imprimée. Tout comme les enveloppes, les vignettes peuvent être chargées directement dans la machine, qui y imprimera le montant des frais de port. Une fois imprimée, la vignette pourra être collée sur le paquet.

5. Le plateau de pesée

Le plateau de pesée est un élément essentiel de la machine à affranchir. En effet, votre courrier doit être pesé afin de déterminer le montant des frais de port. Il existe divers types de plateaux de pesée (tels que manuels, à ressort ou numériques connectés à la machine) qui peuvent être achetés ou loués séparément.

Les balances numériques sont plus chères que celles à ressort, mais elles vous feront gagner du temps et de l’argent si vous les utilisez avec votre machine à affranchir. Au contraire des balances à ressort, elles déterminent le montant exact des frais de ports au moment de la pesée. Les premières n’indiquent que le poids de l’envoi, qui doit être relevé par l’utilisateur ; celui-ci aura alors à chercher le prix correspondant au poids et au mode d’expédition désiré. En plus d’être plus long, ce système peut engendrer des erreurs, à la différence du système numérique qui donne le poids et le prix exacts. Cependant, même si les balances à ressort ne sont pas aussi précises et ne permettent pas un gain de temps aussi important que les plateaux de pesée numériques, vous pourrez estimer que vos besoins en affranchissement de courrier ne sont pas suffisamment importants pour justifier l’utilisation de l’un deux.

Si vous utilisez un plateau numérique conjointement avec une machine à affranchir, il devra être mis à jour à chaque fois que les tarifs postaux changeront. Dans les systèmes les plus anciens, cela peut se faire en remplaçant la puce électronique ; dans les systèmes les plus récents, vous pourrez télécharger les nouvelles données tarifaires sur Internet.

6. Options des plateaux de pesée

Si plusieurs personnes sont amenées à se servir de la balance que vous achèterez ou louerez pour votre machine à affranchir, assurez-vous qu’elles en comprennent le fonctionnement. Les plateaux de pesée sont généralement assez simples d’utilisation, cependant, le fonctionnement de certaines balances numériques peut nécessiter une explication. Lorsque vous chercherez votre balance, considérez les caractéristiques de chaque balance et pesez le pour et le contre de chacune avant de faire votre choix définitif.

Le pavé numérique doit être net et très lisible. Demandez une démonstration du fonctionnement des commandes et assurez-vous qu’elles sont claires et concises, afin que les personnes qui utiliseront la machine à affranchir puissent le faire sans problème. Si votre machine va traiter un grand nombre d’envois volumineux, vérifiez également que la balance sera en mesure de les peser.

Certains plateaux de pesée possèdent une option qui permet de comparer les différents tarifs postaux en vigueur (économique vs prioritaire par exemple), et de choisir le mieux adapté à vos besoins. En plus de vous donner le tarif lent et le tarif normal, certaines balances indiquent également les autres tarifs disponibles, comme ceux pour les divers paquets.

7. Autres caractéristiques des machines à affranchir

Les machines à affranchir ont certaines caractéristiques en commun, comme le compteur, la base et la balance. Cependant, en dehors de ces éléments, les machines peuvent avoir diverses fonctions et options disponibles en fonction des modèles. Si, par exemple, vous ne voulez pas que votre machine soit utilisée par tout le monde, vous pouvez en choisir une qui possède un accès protégé par un code d’accès utilisateur (mot de passe).

Certains modèles possèdent une option de comptabilité qui permet d’attribuer les coûts d’envoi : sur les modèles bas de gamme, cette option permettra d’attribuer les coûts à un service donné, alors que sur les modèles plus récents, elle permettra l’attribution des coûts à un service ou à une personne en particulier, afin de rendre la facturation plus spécifique.

La protection contre les valeurs élevées est une autre option disponible pour rendre l’utilisation de la machine à affranchir plus simple. Elle prévient l’impression accidentelle d’empreintes de montant élevé, soit en réinitialisant la machine automatiquement à chaque utilisation, soit en nécessitant que l’utilisateur appuie sur un bouton spécial lorsque le montant est supérieur à un montant maximum prédéterminé. L’affranchissement par Internet est une autre option pratique : elle permet de télécharger le montant officiel et de l’imprimer sur l’enveloppe ou sur la vignette.

8. Connaître le vocabulaire technique

Connaître une partie de la terminologie associée aux machines à affranchir vous aidera à comprendre les informations que vous donneront les fournisseurs lorsque vous leur poserez des questions. En plus des termes de base tels que compteur, base et plateau de pesée, vous entendrez d’autres expressions spécifiques à ces machines. Par exemple, la « capacité d’affranchissement » fait référence à la limite ou à la capacité maximale d’envoi dont votre machine pourra être pourvue au bureau de poste. Le « rechargement par téléphone » permet de recharger votre machine par téléphone.

La « puce électronique tarifaire » est une puce remplaçable utilisée avec les balances numériques. La puce mémorise des informations sur les tarifs postaux en vigueur pour différents types d’envois. Elle peut aussi mémoriser des informations concernant d’autres types de frais de port. Pour que votre machine à affranchir fonctionne correctement, cette puce doit être remplacée à chaque fois que les tarifs postaux changent. Si votre machine traite beaucoup de dépôts en nombre qui engrangent des montants à trois décimales, certains types de compteurs peuvent fractionner et répartir le montant des frais de port.

9. Solutions de maintenance

Les solutions de maintenance pour votre machine à affranchir seront probablement différentes de celles de vos autres équipements de bureau. Puisque vous ne serez pas propriétaire de la machine, c’est le fournisseur qui sera responsable de toutes les réparations. Renseignez-vous sur les solutions qui existent au cas où votre machine aurait besoin de réparations ; demandez si un technicien assurera la réparation au sein de vos locaux, ou si vous devrez envoyez la machine au service de maintenance.

En raison de la réglementation stricte appliquée par les autorités sur ce secteur industriel, les systèmes de base varient peu mais le prix peut être un facteur déterminant. Parfois, vous pourrez acheter directement à votre fournisseur une certaine capacité d’affranchissement, payable d’avance ; vous pourrez même vous voir offrir les coûts supplémentaires en remerciement de votre paiement d’avance. Déterminez le niveau de service de maintenance que vous attendez de votre fournisseur ; demandez s’il communiquera par téléphone ou s’il se déplacera en cas de besoin. Le délai moyen de prise en charge pour tout problème que vous pourriez rencontrer avec votre machine est lui aussi à déterminer.
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