Logiciel de comptabilité

L’utilisation d’un logiciel de comptabilité fait gagner des heures par rapport à la manipulation des livres à la main et est généralement plus efficace que l’utilisation d’une feuille de calcul. C'est parce que le logiciel de comptabilité réduit ou élimine la saisie de données redondantes, comme entrer l'adresse du client sur le devis, puis l'ordre de travail, puis la facture.

Le choix d’un logiciel de comptabilité

Si vous êtes un propriétaire seul, sans employés, ayant peu ou pas d'inventaire et une poignée de clients, vous ne pourrez même pas avoir besoin de logiciel de comptabilité. Les propriétaires de PME qui gèrent des stocks et ont plus de clients ou d’employés pourront économiser du temps et auront des dossiers plus précis s’ils utilisent un logiciel de comptabilité. La plupart des logiciels de comptabilité actuels sont beaucoup plus faciles à utiliser que par le passé, et quelques petits logiciels de comptabilité d'entreprise ont été conçu pour la facilité d'utilisation par une personne n'ayant aucune connaissance en comptabilité.

Pour choisir le logiciel de comptabilité adéquat il faut déterminer les fonctions communes d’un logiciel de comptabilité. Il faut affiner les choix de logiciel de comptabilité en faisant une liste des fonctions de la comptabilité des petites entreprises dont vous avez besoin pour exploiter la votre. La plupart des caractéristiques de la comptabilité des petites entreprises comprennent:

• La Gestion des stocks

• Le suivi des ventes

• La gestion des contacts avec la clientèle ou travaillez avec votre actuel logiciel de gestion des contacts (Outlook)

• Le support des comptes pour accepter les paiements par carte de crédit

• La Budgétisation

• Les Estimations

• La paie

• Le rapport fiscal des affaires

Il y a ensuite les logiciels de comptabilité spécifiques aux industries. Certains logiciels de comptabilité sont conçus spécifiquement pour les industries comme la construction, la fabrication et les grands distributeurs.

Si votre petite entreprise est dans une industrie avec des exigences précises de comptabilité, il pourrait y avoir des logiciels de comptabilité avec des fonctions qui répondent à ces exigences. Avant d'acheter un logiciel de comptabilité, parlez-en au moins à trois autres personnes qui utilisent un logiciel de comptabilité dans les entreprises qui sont semblables à la vôtre. Discutez de ce qu'ils attendent de leur logiciel de comptabilité et de ce qui doit être amélioré. L'objectif est de trouver un logiciel de comptabilité qui répond le mieux aux besoins de votre petite entreprise.

Vous devez ensuite vous demander si le logiciel de comptabilité évolue avec votre entreprise. Il faut déterminer si le logiciel est découpé en modules, et s’il est possible d’en ajouter plus tard si nécessaire.

Si les modules ne peuvent pas être ajoutés, est-ce que le logiciel peut être facilement mis à niveau vers une version plus performante? Ou, est-ce que le logiciel exporte à un format de données tels que CSV, de manière à ce que pour qu'il puisse être lu vous devez passer à un autre titre de logiciel de comptabilité?

Quels sont les logiciels comptabilité que votre banque utilise? Etre capable de télécharger des transactions à partir de votre banque fait gagner beaucoup de temps, donc il faut savoir avec quel logiciel de comptabilité votre banque travaille.

Logiciel de comptabilité en ligne ou de bureau? Le logiciel de comptabilité en ligne est un logiciel Web qui fonctionne en toute sécurité grâce à un navigateur Internet. Le logiciel de comptabilité en ligne est particulièrement commode pour accéder aux données comptables et les dossiers de plusieurs ordinateurs.

L'accès peut il être limité à certains utilisateurs? Si plus d'une personne utilisera le logiciel de comptabilité, une personne pourrait avoir besoin d'un accès complet à toutes les fonctions, mais d'autres pourraient n'avoir besoin que d'accéder à des zones de saisie de données et non aux rapports.

Est-ce que le logiciel de comptabilité est livré avec un essai gratuit? Il est toujours préférable que vous puissiez essayer le logiciel avant de l'acheter. Pour voir l'utilité de la documentation du logiciel, cliquez sur Aide dans l'essai gratuit, puis cherchez un guide d'utilisation ou des didacticiels.

Les options des logiciels de comptabilité

N'oubliez pas de faire figurer les frais de support technique dans votre budget logiciel de comptabilité. Certains logiciels de comptabilité fournissent à prix unitaires l’assistance par courriel ou par téléphone à partir du moment où vous commencez à utiliser le logiciel. Toutefois, il est fréquent pour les petits logiciels de comptabilité d'entreprise à bas prix de fournir une assistance sans frais pour une période de temps déterminée afin que vous puissiez poser des questions quand vous commencez à utiliser le logiciel sans frais supplmentaires.. Après ce délai, vous payez pour une assistance annuelle, trimestrielle ou sur une base par utilisation.

Le logiciel de comptabilité peut disposer d'un forum d'utilisateurs en ligne gratuit où vous pouvez poser des questions également. C'est souvent une bonne option d’assistance lorsque votre question porte sur la façon d'utiliser une fonction.

Ne payez pas pour des fonctions que vous n'utiliserez pas. Une entreprise plus petite, moins complexe a besoin de moins de fonctionnalités qu’une grande entreprise. Rappelez-vous de l'amélioration ou de l'ajout de modules au logiciel de comptabilité. Peu importe le son irrésistible "des sifflets et des cloches», et résistez à la tentation d'acheter plus de logiciels de comptabilité que vous n’avez besoin.

En général, vous ne payez plus que pour plus de fonctionnalités dans le logiciel de comptabilité et que si votre entreprise se développe assez pour avoir besoin de plus de caractéristiques financières, le coût est alors justifié. Pour les entreprises plus petites, il y a maintenant suffisamment d'options de logiciels de comptabilité disponibles qui rendent tout autre achat inutile.

Choisir un comptable ou un logiciel de comptabilité?

Le logiciel de comptabilité ne remplace pas un comptable pour assurer que votre entreprise adhère à la comptabilité légale et acceptée ainsi qu’aux pratiques fiscales. Mais, lorsque vous utilisez un logiciel de comptabilité, vous enlevez toutes les tâches comptables journalières des mains d'un comptable, ce qui économise de l'argent pour une petite entreprise.

Tous les logiciels de comptabilité vous donneront les rapports que vous devez transmettre à votre comptable sur une base mensuelle, trimestrielle et annuelle. Les rapports peuvent soit être imprimés ou ils peuvent être envoyés en toute sécurité à un comptable par voie électronique.

Demandez à votre comptable quels sont les rapports nécessaires et assurez vous que vous pouvez les créer avec le logiciel comptable que vous envisagez.

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