Location informatique

Certaines personnes préfèrent louer plutôt que d’acheter un ordinateur. Il s’agit d’une option aussi bien pour les entreprises que pour le public. Lisez la suite pour en savoir plus.


1. Survol

Certaines personnes préfèrent louer plutôt que d’acheter un ordinateur. Il s’agit d’une option aussi bien pour les entreprises que pour le public. Plusieurs caractéristiques sont à observer lorsqu’on pense à louer un ordinateur. Le principal critère est sans aucun doute le coût. Est-il rentable de louer un ordinateur, plutôt que de l’acheter ? Il faut lire avec attention le contrat dans lequel vous allez vous engager quitte à en négocier certaines clauses.

Prenez garde à obtenir tous les termes du contrat par écrit. Est-ce qu’une entreprise spécifique est responsable de l’entretien de l’équipement ? Quoi faire si l’ordinateur est volé ? Est-ce que les périphériques externes tels qu’imprimantes ou disques externes sont fournis ? La clé d’une bonne affaire est de déterminer avec soin le type de produit et de services dont vous aurez besoin.

L’aspect le plus important est sans aucun doute de lire attentivement le contrat au préalable. Peu importe ce qui fut établi verbalement, exigez qu’une entente écrite soit rédigée et assurez-vous de bien la lire puisqu’elle peut comporter des détails importants auxquels vous n’auriez même pas songé.

Par ailleurs, vous aurez probablement à vous informer à divers endroits avant de dénicher l’entreprise et et la bonne affaire en question. De plus, vous voudrez sans doute concentrer tous vos services chez un même fournisseur, vous facilitant ainsi la vie et vous évitant de payer des frais supplémentaires.

Bien souvent, des frais de rupture de contrat souvent élevés sont facturés et dépendent de la durée restante du contrat. En règle générale, plus la date se rapproche du terme du contrat et moins les frais sont élevés. Cela dit, il se peut qu’il en soit tout autrement. Veillez à être informé de ce détail et négociez, au besoin.

La négociation deviendra un facteur clé afin d’en obtenir plus pour votre argent. De plus, mieux vaut penser à long terme. Est-ce que la location d’un ordinateur conviendra toujours à votre réalité dans six mois ?

2. Entretien et services

Une bonne raison de vouloir louer plutôt qu’acheter un ordinateur réside dans le fait de s’assurer de toujours avoir quelqu’un sur qui l’on peut compter, en cas de bris ou de problèmes divers. Si un service d’entretien est entendu dès le départ, un technicien spécialisé pourrait effectuer l’entretien de l’ordinateur, sur une base prédéterminée, afin de s’assurer que tout fonctionne normalement.

De plus, assurez-vous qu’un technicien peut venir vous aider en tout temps, en cas de problème. Dans la mesure où vous payez pour ce type de service, vérifiez à ce que cela soit bien écrit dans le contrat. Habituellement, le contrat stipule un nombre défini de visites annuelles et si vous devez dépasser ce nombre de visites, vous aurez des frais supplémentaires.

Le service d’entretien de l’ordinateur est habituellement large. Il varie de l’entretien de routine à la vérification des imprimantes, en passant par des services de réparation. Un bon service d’entretien devrait impérativement inclure une vérification régulière ainsi qu’une mise à jour régulière du logiciel antivirus, de même que le balayage sporadique du contenu de l’ordinateur.

Un entretien régulier préservera l’ordinateur des pépins usuels et en prolongera l’espérance de vie. Il est primordial de vérifier le contenu de l’ordinateur sur une base régulière et de s’assurer de la fréquence des visites du technicien, tout en sachant quoi faire entre les visites de ce dernier.

3. Coût

La location de matériel informatique est normalement plus onéreuse que d’acheter un ordinateur. On voit plus souvent ce genre de situations dans le cadre d’entreprises qui désirent les services d’entretien et de mises à jour.

Il s’agit d’une excellente solution si vous ne pouvez vous permettre de payer sur-le-champ, mais vous devrez tout de même couvrir les frais de crédit relatifs aux cartes et aux prêts.

Avec ces informations en tête, la location informatique semble un choix plus sensé, et ce, particulièrement si vous pouvez négocier un service d’entretien qui accompagne l’entente. Vous pourriez mettre un certain temps à dénicher une bonne occasion, mais cela en vaut la chandelle.

Le coût de la location d’un ou de plusieurs ordinateurs varie grandement, spécialement lorsqu’on ajoute des options (entretien, soutien technique, etc.). Cela dit, il est beaucoup plus pratique et économique de combiner ces services chez un seul fournisseur plutôt que de payer des entreprises qui accompliront ces diverses tâches une à une.

4. Mises à jour

Il est tout à votre avantage de louer votre ordinateur chez une entreprise qui peut vous offrir tous les services dont vous avez besoin. Voilà pourquoi il est important de négocier un prix intéressant au moment même d’établir l’entente. Vous pourriez obtenir un prix beaucoup plus alléchant en concentrant l’ensemble des services chez une même société et ainsi ne pas avoir vos prestations de services dans diverses sociétés.

Une entreprise polyvalente sera en mesure de vous offrir l’ensemble des services dont vous avez besoin, incluant les mises à jour de logiciels et l’entretien. Pensez aussi à négocier un coût pour les visites qui ne sont pas prévues : mises à jour importantes, changement de système d’exploitation, etc.

D’autres parts, demandez qu’on munisse l’ordinateur des dernières versions de logiciels et insistez pour obtenir les plus récentes versions lorsqu’elles sont disponibles.

5. Soutien technique

Une entente de soutien technique peut faire partie du contrat initial entre le fournisseur et vous-même. Dans ce cas, tant le locataire que ses employés (dans une entreprise par exemple) doivent pouvoir avoir recours en tout temps aux services d’un agent technique. Cette assistance se doit d’inclure une couverture de tous les logiciels initialement installés dans l’ordinateur, mais ne couvrira probablement pas les logiciels installés ultérieurement.

S’il s’agit d’une société comptant plusieurs employés, il vaut mieux désigner une personne dédiée qui sera responsable du support technique dans l’entreprise.. De cette façon, vous vous assurez de ne pas contacter le soutien technique sans but. Dans certains cas, un nombre spécifique d’appels d’assistance technique est inclus dans le contrat. Si par contre ce nombre est excédé, des frais, parfois importants, vous seront facturés. Vous devez par ailleurs vous assurer de valider les jours et les heures auxquels vous pouvez bénéficier d’une aide technique de même que vérifier si l’entreprise compte un numéro d’urgence, afin de vous aider en tout temps en cas de pannes majeures.

Vous devrez aussi comprendre et valider le genre de support auquel vous avez droit, ce qu’il couvre et les problèmes qui peuvent être traités par téléphone. Il est de plus préférable d’obtenir un aperçu par écrit de ce que comprend le support technique. Vous éviterez ainsi les mauvaises surprises et aurez la conscience tranquille.

D’autre part, choisissez quelqu’un qui pourra effectuer les quelques premières étapes de redémarrage de l’ordinateur lors des pannes. De cette façon, vous éviterez les appels inutiles au support technique. Les problèmes habituellement mentionnés dans le cadre d’appels chez le détaillant sont généralement très simples ou très complexes à régler. Un simple redémarrage de l’ordinateur et de la carte réseau vient régler la majorité des pannes. En apprenant ces quelques étapes cruciales, vous évitez les pertes de temps inutiles et, potentiellement, les pertes d’argent.

6. Installation

L’installation de l’ordinateur est normalement commune à toutes les entreprises louant des ordinateurs et devrait, en principe, être une pratique commune. Cela dit, l’installation de réseaux et de périphériques externes devra peut-être être négociée au préalable.

Encore une fois, si la société choisie est une entreprise polyvalente et qui peut traiter de tous les aspects relatifs aux ordinateurs, vous êtes en droit de demander que l’on installe tous les logiciels commandés au préalable. Cette tâche est habituellement accomplie avant la livraison de l’appareil.

Il ne faut pas s’attendre à recevoir une assistance technique ou un service d’installation pour des logiciels que vous avez vous-même choisi d’installer plus tard. En fait, mieux vaut lire attentivement le contrat initial afin de vérifier si vous avez pouvez ajouter des logiciels vous appartenant. Certaines entreprises peuvent interdire l’installation de logiciels autres que ceux entendus au départ puisqu’il s’agit d’une location et donc, d’un bien leur appartenant.

Il vous est également suggéré de réclamer l’installation d’un système de mise à jour et de sauvegarde sur l’ordinateur principal. Si vous ne savez pas comment composer avec ce genre de périphérique, demandez à un technicien ou à un collègue qu’il vous renseigne. Cela est vital que l’ordinateur vous appartienne ou qu’il soit loué.

La sauvegarde de vos fichiers est impérative et pourrait vous éviter ennuis et soucis de taille. Même si cela est très peu fréquent, une panne d’électricité, un orage ou une inondation, par exemple, pourrait survenir et vous priver ainsi de toutes ces informations d’importance qui sont stockées dans votre système. La sauvegarde est donc définitivement capitale.

7. Formation

Vous devrez peut-être demander à ce que l’on vous donne une formation sur les divers logiciels installés sur l’ordinateur. Des programmes tels que des bases de données, des logiciels de traitement de texte ou de tableur pourraient nécessiter quelques explications. Vous pouvez demander à quelques-uns de vos employés de suivre une courte formation et ainsi, former les autres employés ou encore, demander à la société de location d’assurer toute la formation. D’autre part, vous pouvez assister vous-même à la formation, ce qui est beaucoup plus pratique et économique à la fois. Une bonne formation ne saurait nuire à vos opérations et sera susceptible de vous faciliter la vie.
Bien entendu, il vous faut vous assurer que la société de location informatique s’occupe de toutes les composantes spécifiées au contrat, mais si vous optez pour l’adhésion à tous les services, vous pouvez vous retrouver avec des factures plutôt salées.

Il se peut, par ailleurs, qu’un logiciel donné exige une formation générale, même si ce dernier n’est pas vital au bon fonctionnement de votre entreprise. Lors de tels cas, il vous est préférable de choisir une formation extérieure. Des cours peuvent généralement être dispensés en classe, en ligne et même par le biais d’ouvrages éducatifs.

Vous devez maitriser l’équipement loué (démarrage de l’ordinateur, fonctionnement de l’imprimante, télécopieur, photocopieuses, etc.). Vérifiez auprès du représentant qui installe les divers périphériques et assurez-vous de le faire avant que celui-ci ne quitte les lieux. De cette façon, vous vous garantissez le bon fonctionnement des appareils, tout en ayant une idée globale de leur fonctionnement.

8. Contrat

La connaissance approfondie du contrat vous rattachant à la société de location est indispensable. Prenez tout le temps qu’il faut pour le parcourir et le lire attentivement avant de le signer.

Après avoir négocié les prix et services offerts et avoir arrêté votre choix sur une entreprise spécifique, vous devriez avoir entre vos mains un contrat alléchant et une entente appréciable. Cela dit, ne lésinez jamais sur la lecture du contrat. En effet, plusieurs contrats comportent des clauses communes basiques qu’on tend parfois à ignorer.

D’apposer sa signature sur un contrat sans en avoir fait la lecture au préalable est irresponsable. Si un pépin se présente, le locataire qui n’a pas lu l’entente est le seul à blâmer.

Par exemple, certaines sociétés de location exigent des frais relatifs aux bris de contrats. Quel en est le coût ? Comment cela fonctionne-t-il ?

Est-ce que le contrat comprend une clause d’option d’achat ? La plupart du temps, ces entreprises vous offriront d’acheter le matériel à une fraction du prix.

Même si vous n’êtes pas certain de l’utilisation éventuelle de l’ordinateur, posez tout de même des questions pertinentes et lisez le contrat. Vous connaitrez ainsi les options qui s’offrent à vous.

Parfois, les caractères utilisés pour la rédaction de contrats sont très petits. N’hésitez pas à utiliser une loupe afin d’en lire les portions illisibles puisque celles-ci contiennent bien souvent des renseignements d’une grande importance.

9. Les ajouts

Si possible, veillez à avoir recours à tous les services chez une même entreprise. Logiciels, périphériques et même connexion Internet peuvent souvent être offerts par la même société. De plus, des services d’entretien et de réparation sont souvent dispensés. D’avoir recours à ce type de services est un choix éclairé, car ces ordinateurs sont habituellement couverts d’une garantie et d’un service d’entretien de base. Bien sûr, tout cela n’est valable qu’après avoir négocié une entente intéressante, qui vous offre qualité, prix et service irréprochable.

En ayant recours à l’expertise de la même entreprise pour s’occuper de tous vos services, vous vous garantissez la compatibilité des équipements, logiciels et périphériques de même que l’installation des logiciels appropriés en fonction des capacités de l’ordinateur.

De choisir les services Internet de la société qui vous loue l’équipement est une solution pleine de bon sens. Si par exemple vous contactez le support technique alors que vous êtes incapable de vous brancher à Internet, on jettera le blâme sur l’ordinateur alors que si vous contactez l’assistance technique pour l’ordinateur, ce sera la connexion Internet qui sera condamnée. Très souvent, on accusera systématiquement l’ordinateur ou la connexion sans même savoir quel est le problème. En outre, si votre service Internet et l’équipement viennent du même endroit, vous avez plus de chance de régler vos problèmes techniques en profondeur. Non pas que les autres entreprises ne peuvent vous aider, mais lorsque tout semble en bon état de fonctionnement, ces techniciens pensent logiquement que le problème est ailleurs et donc, ne peuvent pas vraiment vous aider à distance.

Alors qu’au sein de la même société, si le service Internet n’a pas de panne et que les étapes normales de diagnostic ne règlent pas la problématique, les techniciens assument qu’il s’agit d’un problème avec l’ordinateur et vice-versa. Ceci devient avantageux puisque les techniciens de l’assistance technique savent comment l’ordinateur, mais aussi comment le service Internet fonctionnent, ce qui augmente les chances de succès.
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