Les voyages d'affaires

Le nombre des voyages d’affaires augmente de plus en plus, et la compétition est rude. Il peut donc être difficile de faire un choix parmi les différentes compagnies aériennes, hôtels, agences de location de voiture, etc. Vous trouverez ici des conseils pour vous aider à faire votre choix ainsi que des astuces pour préparer vos valises ou comment engager une entreprise de gestion des voyages d’affaires.


1. Qu’est-ce qu'un voyage d’affaire ?

Les salariés peuvent avoir besoin de se déplacer pour un certain nombre de raisons comme des réunions avec des clients, des sessions de formation, des conférences ou d’autres événements organisés par leur entreprise. Les dépenses liées aux voyages d’affaires comme le billet d’avion, les nuits d'hôtel, les repas, et les autres frais sont habituellement couverts par l’entreprise et non par les salariés.

Le nombre de voyages d’affaires augmente et beaucoup d’industries du voyage telles que les hôtels, les compagnies aériennes, les infrastructures de réunions et de conventions et les agences de location de voiture sont en compétition pour attirer le maximum de clients. Plusieurs de ces sociétés ont créé des programmes de fidélité pour récompenser les voyageurs qui utilisent leurs services fréquemment et beaucoup de salariés appartiennent à au moins un programme de fidélité dans le but de limiter les frais de leurs déplacement.

Contrairement aux voyages de loisir, où les voyageurs tendent à limiter leur budget, le voyage d’affaire est souvent l’occasion pour le salarié d’avoir accès à des hôtels et restaurants plus luxueux. Une autre différence notable est que le voyage d’affaire n'a pas de haute saison, les réunions et les conférences des entreprises ayant lieu tout au long de l’année.

2. Compagnies aériennes et voyages d’affaires

Dans un effort d’attirer les salariés et pour les convaincre de dépenser plus d'argent, les compagnies aériennes s’améliorent dans les domaines liés au voyage d’affaire. La première classe a été transformée en « classe affaire » pour encourager les voyageurs à acheter un billet de première classe plutôt qu’un billet économique. Les compagnies aériennes rendent leurs sections de classe affaires de plus en plus attrayantes en offrant aux passagers un confort supplémentaire comme des fauteuils plus spacieux où il est plus facile d’étendre les coudes et les jambes. Même si la place supplémentaire est appréciée par n'importe quel voyageur, les salariés en déplacement apprécieront vraiment la possibilité de s’étaler un peu pendant qu'ils travaillent. Ils ont souvent plus d’espace pour installer leurs ordinateurs portables et leurs documents.

Même si les repas à bord sont reconnus pour être très médiocres, ils sont souvent d’une qualité supérieure en classe affaire. Ca peut paraître un détail mais, pour le salarié qui passe une grande partie de son temps en déplacement, la qualité des repas peut être un facteur décisif dans son choix de telle ou telle compagnie.

Pour la majeur partie des compagnies aériennes, un autre avantage de la classe affaires est la présence de prises électriques. La possibilité de brancher un ordinateur portable est un grand plus, particulièrement sur les vols qui durent plus longtemps que la charge d’une batterie d'ordinateur.

3. Hôtels et voyages d’affaires

Un des facteurs les plus importants dans le choix de l’hébergement est l’emplacement. Beaucoup d’hôtels utilisés sont situés près d'un aéroport ou près du centre d’affaires d'une ville. Ceci aide les voyageurs d'affaires à circuler entre l'hôtel, les réunions d'affaires et l'aéroport.

Le transport est un autre facteur important pour ceux qui voyagent pour affaire et les hôtels qui veulent attirer ces voyageurs le savent. Il y a souvent des navettes entre l'hôtel et les principaux centres d'affaires. Les hôtels peuvent également offrir à leurs clients de l'aide pour trouver un taxi ou des services de location de voiture

L'accès à Internet est un autre argument de vente pour attirer des voyageurs d'affaires. La plupart des salariés en déplacement doivent se connecter à Internet pour leur travail. L'accès à Internet dans la chambre est maintenant très courant mais on peut aussi trouver un ordinateur en libre accès dans un salon ou un accès Internet WiFi partout dans l'hôtel.

Tous les voyageurs, aussi bien d’affaires que de loisirs, attendent de la part de l’hôtel un service rapide et efficace. Les hôtels savent qu’un service impeccable est indispensable s’ils veulent que leurs clients reviennent. Les salariés en déplacement ont en général un timing serré avec peu de temps pour aller de l'aéroport à l'hôtel puis aux réunions et de nouveau à l'aéroport. Ils ont donc besoin d’un service rapide de la part du personnel de l'hôtel pour s'assurer qu’ils arrivent à l’heure aux réunions et ne manquent pas leurs vols.

4. Voyages d’affaires et locations de voiture

Pour les voyageurs d'affaires qui sont pressés et doivent respecter un timing serré, louer une voiture est souvent plus judicieux que de compter sur les transports publics pour se déplacer.

Les agences de location fournissent aux voyageurs des voitures propres et fiables. Aucun voyageur n'aime être coincé sur le bord de la route quand une voiture de location tombe en panne, il est donc essentiel que la voiture louée soit en excellent état général. Une panne peut coûter au voyageur du temps et de l'argent et ternir la réputation de l’agence..Beaucoup d'agences de location ont de bons programmes d'entretien pour s'assurer qu’elles fournissent à leur clientèle des véhicules fiables.


Dans beaucoup de sites, la disponibilité des voitures peut être un problème. Si elles veulent attirer les clients, les agences doivent s’assurer qu’une voiture sera disponible à tout moment, en particulier dans les sites d’affaire. Mais les meilleures agences de location doivent aussi pouvoir fournir un bon service dans les sites les plus reculés.

Beaucoup d’agences de location offrent maintenant un service de ramassage. Pour le voyageur pris par le temps, ce service peut être d’une valeur inestimable. Une personne de l'agence de location peut passer vous prendre avec une voiture à l'aéroport, à l'hôtel, ou là où votre entreprise vous envoie.

Naturellement, les tarifs sont habituellement le principal critère pour le choix d’une agence de location. Celles-ci ont souvent des promotions spéciales, des programmes de fidélisation de location et d'autres offres qui peuvent être intéressantes.

5. Faire sa valise pour un voyage d’affaire

Bon nombre de salariés ne se déplacent qu’avec un simple bagage à main. Ils n’embarquent souvent qu’avec un ordinateur portable, une serviette et des équipements de présentation. Mais ils doivent également apporter les habits et les articles de toilette dont ils auront besoin pour la durée de leur séjour. Le plus souvent, ils ne veulent pas perdre de temps à attendre leurs bagages ou courir le risque que leur valise soit égarée et ne soit retrouvée qu’une fois leur séjour terminé. Il est donc préférable de voyager léger. Cela peut sembler difficile, mais ce n’est qu’une question d’organisation.

Il faut d’abord choisir le bon bagage, sac ou valise, suffisamment petit pour être pris en cabine afin de ne pas perdre de temps à l’enregistrement et à l’arrivée. Des poches extérieures peuvent être très utiles pour y placer les objets qui devront être retirés au contrôle de sécurité.

Pour voyager plus léger, il est conseillé d’acheter des articles de toilette de voyage. Ce n’est pas la peine de transporter une grande bouteille de shampoing ou un grand tube de dentifrice si on ne part que pour quelques jours.
Vous pouvez aussi portez votre costume sur vous au lieu de le mettre dans votre valise. Vous pourrez le repasser à l’hôtel si nécessaire. Vous prendrez soins d’emporter des chemises et cravates assorties pour pouvoir les porter avec ce costume et avoir ainsi plusieurs tenues différentes.

6. Les programmes de fidélité pour les voyages d’affaires

Si vous partez souvent en voyage d’affaire, vous aurez sûrement intérêt à profiter des programmes de fidélité offerts par la plupart des compagnies aériennes, hôtels et agences de location de voiture. Les programmes de fidélité consistent à gagner des points pour chaque kilomètre parcourus en avion, pour chaque nuit passée à l'hôtel, ou pour chaque voiture louée. Vous pourrez ainsi accumuler des points en utilisant fréquemment le même hôtel, la même compagnie aérienne, ou la même agence de location. Ces points vous donneront droit à des voyages, des nuits d’hôtel et des locations de voiture gratuits.

Beaucoup de cartes de crédit offrent aussi maintenant des programmes avantageux. Pour chaque euro qu’une personne dépense en utilisant une carte de crédit, elle gagne des points qui peuvent être échangés pour des « récompenses » de voyage. Certaines vous permettent également d'utiliser des points de fidélité pour des restaurants et des billets pour des événements sportifs, des concerts, ou des pièces de théâtre.
Les points peuvent être accumulés en faisant n’importe quels achats ; des points supplémentaires vous étant offerts si vous utilisez votre carte dans des hôtels, les compagnies aériennes, ou les agences de location de voiture qui ont un accord avec votre société de carte de crédit.

7. Présentation Générale des sociétés de gestion de voyages

Les sociétés de gestion de voyages sont en fait des agences de voyage qui se spécialisent dans l’organisation de voyages d’affaires. Ces sociétés prennent en compte les besoins de ceux qui voyagent pour leur travail spécifiquement et adaptent leurs services pour satisfaire ces besoins.

Les entreprises engagent des sociétés de gestion de voyages pour un certain nombre de raisons. L’une d’elles est qu'elles gagnent du temps et de l’argent en n’organisant pas elle-même ces voyages. Ces entreprises estiment que le temps et l'argent qu’elles gagnent en sous traitant à l'extérieur auprès d'une société de gestion de voyages compensent les coûts de celle-ci.

Les sociétés de gestion de voyages emploient la dernière technologie pour chercher les meilleurs tarifs des sociétés aériennes, des hôtels, des locations de voiture, etc. Ces sociétés ont également des rabais que les entreprises elles-mêmes n’auraient pas parce qu'elles réservent un volume élevé de forfaits de voyages d’affaires.

8. Des éléments à considérer quand vous engagez une société de gestion de voyages d’affaires

Avant d’engager une société de gestion de voyages pour organiser des voyages d’affaires, il y a plusieurs choses à considérer. Il faut d’abord vérifier si la société de gestion a des accords avec une certaine chaine d’hôtel, compagnie aérienne, ou agence de location de voiture. Si c'est le cas, elle risque de ne traiter qu’avec cette société, plutôt que de chercher les meilleures offres sur le marché.

Les sociétés de gestion devraient également pouvoir utiliser les dernières technologies pour trouver les meilleurs tarifs. En combinant une recherche informatique des meilleurs prix disponibles avec une recherche par de vrais agents de voyages.

Le but de faire appel à une société de gestion de voyages est de rendre le voyage d'affaires aussi facile que possible, et d’obtenir le meilleur prix. Beaucoup de sociétés de gestion offrent un service client 24h/24 pour s’assurer que les voyageurs peuvent les contacter s’ils ont des questions concernant leurs itinéraires à tout moment du jour ou de la nuit.
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