Les systèmes téléphoniques

Les systèmes téléphoniques peuvent représenter un gros investissement pour une entreprise et il est préférable de savoir quelles sont les options proposées, en particulier en ce qui concerne les différentes fonctionnalités du système.


1. La fonction mise en attente et transfert d’appel

Un système téléphonique performant est indispensable à toute grande entreprise. Le but principal des systèmes téléphoniques est de fournir toutes les fonctions possibles pour gérer les appels entrants et sortants. Une fonction importante est la mise en attente et le transfert d’appel. Ils permettent de mettre un appel en attente, de trouver le correspondant et d’obtenir son accord avant que l’appel soit transféré. Cela peut être une option essentielle pour le service clientèle. Cela évite par exemple de transférer un appel à une personne absente et de faire attendre le correspondant pour rien. C’est donc une fonction importante qui peut faciliter la tâche du client et du salarié, en permettant au correspondant d’être maître des appels. Cela peut aussi aider à assurer un service rapide et fiable à vos clients.

2. Conférence téléphonique

La conférence téléphonique est une autre fonction essentielle des systèmes téléphoniques professionnels. Elle permet de mettre en relation plusieurs correspondants comme s’ils discutaient dans la même pièce. La conférence téléphonique peut aussi être une vidéo conférence si l’entreprise est équipée de caméras reliées au réseau. Il est généralement possible de mettre un des interlocuteurs en attente pour qu’il n’entende pas une partie de la conversation qui ne lui est pas destinée, par exemple lors d’une négociation avec plusieurs entreprises.

Il existe une grande variété de systèmes de conférence téléphonique sur le marché aujourd’hui. Il faut être prudent dans le choix des fonctions et se limiter à celles qui seront utilisées régulièrement. Il est inutile d’investir dans un système très perfectionné si on n’utilise que les fonctions de base. En affaire, il est important d’être innovateur mais il faut aussi penser à la rentabilité de chaque investissement.

3. Intégration de plusieurs numéros de téléphone, lignes et extensions

Les entreprises, même de petite taille, ont habituellement plusieurs lignes de téléphone. L’installation d’une centrale téléphonique permet de regrouper les différentes lignes, extensions et numéros de téléphone en un même système. Cela peut aider considérablement vos salariés à gérer efficacement la clientèle. Lors de votre choix, la chose principale à considérer est la capacité du serveur à traiter les appels. Il est aussi recommandé de comparer les services téléphoniques traditionnels avec les services IP vocaux sur internet. Il existe aussi des systèmes téléphoniques qui permettent de traiter vos bases de données ainsi que vos messages vocaux. Pouvoir centraliser les deux est un grand avantage. Cela permet un changement de ligne si quelque chose ne fonctionne pas normalement ou la redirection automatique des appels plutôt que de passer par un réseau de distribution. Avec des lignes intégrées pour l’ensemble de l’entreprise, vous pouvez mettre en place des options comme un serveur vocal interactif et un menu programmable permettant aux clients de naviguer facilement au sein du système automatique afin d’obtenir ce qu’ils recherchent. Cela permet aux employés de gagner du temps.

4. Attribution des lignes

Une des tâches les plus difficile du système téléphonique est de savoir où vont les lignes et comment les attribuer. Les vieux systèmes téléphoniques analogiques étaient composés de grandes plaques avec des prises, chaque prise représentant une destination et une attribution. Heureusement, les temps ont changé et le numéro de téléphone et les attributions de ligne peuvent tous être assignés et affichés numériquement grâce à l'utilisation des nouvelles technologies. Il est possible d’ajouter de nouvelles lignes, de les interchanger ou encore de changer leurs attributions. Anticipez les besoins grandissants de votre société en vous assurant d’acheter un système qui pourra évoluer selon vos besoins. Pouvoir mettre à jour votre système rapidement et efficacement est un atout non négligeable pour votre entreprise.

5. Musique d’attente

La musique d’attente permet aux clients qui sont en attente au téléphone de patienter en écoutant de la musique. Elle permet de rendre le temps d’attente plus agréable et moins long. Une musique à la mode ou une musique douce aide le client à rester calme et à patienter dans une atmosphère reposante. Cela bénéficie donc à votre clientèle ainsi qu’à votre activité. La fonction musique d’attente est facile à mettre en place et toute entreprise ayant une importante clientèle et où le temps d’attente au téléphone peut dépasser quelques minutes devrait l’utiliser.

6. Messagerie vocale centrale

Tout système téléphonique présente un système de messagerie vocale. Il peut inclure des messages personnalisés ou automatisés et des messageries personnelles pour des lignes individuelles ou des extensions. Certaines messageries permettent à la personne qui appelle de choisir de laisser un message ou d'être transférée à un autre correspondant.

Un système de messagerie vocale central permet aussi l’écoute des messages à distance : grâce à un code d’accès, les salariés peuvent consulter leurs messages de chez eux ou de n’importe quel endroit s’ils sont en déplacement.

Il est aussi possible de programmer différents messages pour différentes circonstances ( pause déjeuner ou vacances par exemple).

7. Système permettant un grand nombre de lignes

Les centrales téléphoniques permettent en général de traiter un grand nombre de lignes. Cela est utile dans les cas où une ligne unique a un grand nombre d'extensions ou lorsque l’on doit traiter une grande quantité d’appels sur un poste déterminé. Ce système est particulièrement utile pour les centres d'appels ou les centres de distribution d'appel où il y a un grand nombre de communications entrantes. Dans ce genre de centre, il est important que les appels soient bien acheminés aux postes demandés.

8. Serveur vocal interactif

Le serveur vocal interactif est un système de messagerie avec menu vocal où sont présentées les options et les informations que le client peut choisir en appuyant sur la touche correspondante. Ce système peut être essentiel pour le traitement et transfert de nombreux appels ou pour transférer les appels à un département particulier. Le serveur vocal interactif est utilisé à partir d’un clavier à touches mais il existe aussi des services de reconnaissance vocale. Vous pouvez programmer le serveur pour la saisie des informations du client aussi bien que pour le cheminement et le transfert des appels. Ceci peut vous faire économiser du temps et de l’argent et peut vous permettre de mettre en place un service clientèle plus efficace et plus rapide.

9. Service d’annuaire

L’annuaire est un menu automatique de la messagerie vocale qui donne la possibilité au client de choisir son correspondant parmi une liste des employés de l’entreprise. Cette liste est généralement alphabétique ou organisée par département. Le client a la possibilité d’entrer la première lettre du nom de son correspondant pour faciliter la recherche. Ce genre de fonction va généralement de paire avec le serveur vocal interactif, le système de messagerie vocal et le transfert d’appels.

En choisissant le système téléphonique de votre entreprise, considérez les différentes options que nous venons de parcourir et choisissez celles qui pourront être utiles à votre entreprise et qui feront économiser du temps et de l’énergie à vos clients.
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Les cartes téléphoniques ou télécartes, sont un moyen de prépaiement de communications téléphoniques ayant la forme d’une carte de crédit. Elles sont apparues au début des années 1980 et étaient une alternative au paiement par pièces dans les cabines téléphoniques publiques. Elles ont d’abord été lancées par des opérateurs de téléphonie publique mais ces dernières années, les cartes d’appels prépayées de sociétés privées se sont développées.
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