La téléconférence

La technologie de la téléconférence facilite la communication à distance entre des individus situés à des endroits différents. Les principaux avantages de la téléconférence sont des économies, aussi bien de temps que d'argent, évitant des réunions en face à face.


1. Les avantages de la Téléconférence

La technologie de la téléconférence facilite la communication à distance entre des individus situés à des endroits différents. Les principaux avantages de la téléconférence sont des économies, aussi bien de temps que d'argent, évitant des réunions en face à face. La technologie de la téléconférence permet de réduire les frais de déplacement et le temps perdu en voyage et autres événements. La téléconférence donne aux organismes la possibilité d'organiser leurs équipes afin d’obtenir des communications rentables et efficaces.

De plus, la téléconférence donne une certaine flexibilité temporelle et spatiale, et permet une participation plus importante de collaborateurs se trouvant à des endroits éloignés. La technologie de la téléconférence permet aux personnes de se joindre à tout moment, de n'importe quel endroit, du moment qu'ils ont accès à un téléphone.

2. Qui Utilise la Téléconférence ?

La technologie de la téléconférence est largement utilisée dans le monde des affaires, et les utilisations pratiques de cette technologie sont pratiquement illimitées. Les réunions d'entreprise ordinaires qui auraient auparavant exigé la dépense de frais de déplacements ainsi qu’une perte de temps, peuvent être effectuées rapidement et efficacement grâce à l’utilisation de la téléconférence.
Par exemple, les réunions régionales du personnel peuvent être réalisées par téléconférence. Elle permet de proposer des démonstrations commerciales à la fois aux responsables et aux clients éventuels, même s'ils sont dispersés à des endroits différents de la planète. Des sociétés cotées utilisent régulièrement la technologie de la téléconférence pour communiquer entre analystes financiers et investisseurs.
Les progrès réalisés par la technologie de la téléconférence ont permis au monde du travail de développer un nombre croissant d’emplois de bureau à domicile. Quelques sociétés utilisent même la technologie de la téléconférence pour des entretiens d'embauche.
Il y a également plusieurs cas d’utilisation de la téléconférence pour la formation. L'enseignement à distance peut être assuré par téléconférence. Beaucoup de sociétés dont le siège social est centralisé, utilisent la téléconférence pour partager des informations avec les salariés des succursales. Souvent, la formation continue des salariés se fait par téléconférence. Beaucoup d'organismes professionnels proposent des remises à niveau régulières à leurs personnels par téléconférence. Des sociétés commerciales de vente directe proposent des stages de formation par téléconférence à leurs conseillers qui peuvent se trouver dispersés dans le monde entier. Les détaillants et les fabricants utilisent même la téléconférence pour informer les consommateurs sur de nouveaux produits et de l’augmentation de productivité que leur utilisation peut apporter.

De plus, l’utilisation de la téléconférence ne se limite pas uniquement au monde des affaires. La téléconférence est parfois utilisée pour des réunions familiales virtuelles, pour le travail à domicile en partenariat, ou pour planifier des séances en vue d’organiser des rassemblements sociaux comme par exemple des manifestations universitaires ou de lycée. Ces exemples sont quelques une des nombreuses applications de la téléconférence qui a pour but de faciliter la communication entre des individus situés à des endroits différents.

3. Comment Choisir le Mode de Téléconférence le Mieux Adapté ?

Il y a différents types de services de téléconférence proposés par une grande variété de fournisseurs. Peu importe la taille de votre organisation, il existe sans aucun doute un mode de téléconférence adapté qui couvrira vos besoins. La technologie de la téléconférence implique l'utilisation de passerelles qui servent à réunir de nombreux appels sur un même poste, créant ainsi une conversation à plusieurs membres. La téléconférence par passerelle est tout simplement un téléphone particulier qui a la capacité de répondre à des appels multiples et d’établir une connexion entre ces appels afin que les participants puissent parler entre eux. En fonctionnant d’une façon semblable à celle des serveurs d'Internet, les individus situés à des endroits différents appellent tous la même passerelle, qui gère simultanément toutes les connexions, permettant aux participants de la téléconférence de communiquer librement entre eux.

Les options de la téléconférence comprennent des numéros dédiés réservés, disponibles à chaque heure de la journée sans restrictions, et un service basé sur une programmation qui permet aux gens de planifier des périodes spécifiques réservées à la téléconférence, sur la base d’un besoin régulier. Que vous ayez besoin d’effectuer une téléconférence à trois ou 3,000, ou même plus de personnes, vous pourrez trouver une solution rentable qui réponde à vos besoins. Une multitude d’offres est disponible, y compris des offres payables en fonction de l’utilisation, des forfaits d’abonnements mensuels qui comprennent un nombre de minutes variable, et des forfaits d’entreprise courants pour ceux dont les besoins sont particulièrement importants. Les utilisateurs peuvent également choisir d’utiliser des lignes payantes, ou un numéro gratuit selon leurs besoins. Pour décider du type de téléconférence qui réponde le mieux à vos besoins, vous devez d'abord définir quand et comment vous souhaitez l’utiliser.

4. La Téléconférence sans réservation et en libre accès

Quand vous avez besoin d’un accès vingt-quatre heures sur vingt- quatre aux services de téléconférence, un accès automatique et sans réservation peut être la meilleure solution pour vous. L'accès automatique sans réservation fournit aux utilisateurs une ligne de téléconférence permanente, payante ou gratuite, et disponible vingt-quatre heures sur vingt- quatre.Pour utiliser la téléconférence sans réservation, le créateur de l'appel fournit simplement aux participants le numéro à composer et le mot de passe, et les membres concernés n’ont plu qu’à composer le numéro.

La téléconférence sans réservation propose une utilisation sur demande, permettant aux utilisateurs de se connecter entre eux à tout moment, quand le besoin surgit, indifféremment de leur situation géographique, et tant qu'ils ont accès à un téléphone. Avec un service de téléconférence sans réservation, vous avez vraiment accès aux capacités de la téléconférence sur demande, ce qui vous permet de commencer une téléconférence n'importe quand, de jour ou de nuit, au moment souhaité. Puisque la téléconférence sans réservation permet d’effectuer une conférence sans planification antérieure, ce service est idéal pour ceux qui peuvent en avoir besoin à tout moment. Par exemple, la téléconférence sans réservation est un outil de communication de choix pour les représentants commerciaux qui doivent communiquer avec leurs clients existants et futurs, qui peuvent être répartis dans le monde entier. C'est aussi une solution idéale pour les directeurs de département qui peuvent ainsi organiser des réunions spontanées avec des salariés répartis à différents endroits.

Les officiers de relation publique qui doivent obtenir des éléments d’informations en tant de crise en dehors des informations provenant des journalistes, peuvent aussi bénéficier de la téléconférence sans réservation.

5. La Téléconférence avec Meet Me

Tout le monde n’a pas besoin d’un accès illimité à la téléconférence. La téléconférence « Meet Me » peut être une solution plus rentable pour ceux qui sont capables de planifier à l’avance leurs besoins en téléconférences. Ce type de téléconférence diffère de celle sans réservation du fait que les utilisateurs n'ont pas leur propre ligne téléphonique. Au lieu de cela, l'utilisateur réserve l'utilisation d'une ligne téléphonique pour une période bien précise. C'est l’option la moins onéreuse pour ceux qui ont la possibilité de planifier leurs besoins en téléconférence à l’avance.

Les utilisateurs prévoient des téléconférences à des moments précis. Un numéro d’appel est réservé pour la communication prévue, et un code d’accès est fourni à tous les participants. On demande aux participants de composer le numéro d’appel à l’heure prévue. Ils entrent ensuite le code d’accès pour pouvoir participer à la téléconférence. Les interlocuteurs ne peuvent avoir accès à la ligne uniquement qu’aux heures prévues, et les communications seront automatiquement coupées à la fin du créneau demandé. Les appels par « Meet Me » peuvent être réalisés par l’intermédiaire de numéros payants ou de numéros gratuits. La téléconférence par la ligne « Meet Me » payante, sera facturée pour des appels longue distance aux personnes composant le numéro. La téléconférence par la ligne « Meet Me » gratuite, ne coûtera rien aux participants.

6. Les Opérateurs qui assistent la Téléconférences

Les téléconférences pré-planifiées peuvent être conduites avec ou sans l’aide d’un opérateur. Les téléconférences assistées par un opérateur sont plus chères que celles sans opérateur. Cependant, beaucoup de situations justifient ou même nécessitent l‘assistance d’un opérateur. Par exemple les appels concernant les relations entre investisseurs ou les téléconférences tenues à l’occasion des bilans trimestriels par les sociétés commerciales publiques. Les opérateurs téléphoniques sont aussi fréquemment utilisés lors des réunions des conseils d’administration et des conférences de presse conduites via la téléconférence.

Dans le type de téléconférence assistée par un opérateur, les participants sont accueillis par l’opérateur à la mise en communication. L'opérateur gère tous les détails de la téléconférence et contrôle la communication en permanence pour résoudre tout problème qui pourrait survenir. Les prestations qui sont souvent fournies par les opérateurs comprennent: l'intégration de participants alors que la session a déjà commencé, l’annonce de participants tardifs, le vote des interlocuteurs, la fluidité de la partie questions/réponses, les discutions internes, et un résumé de tous les comptes rendus à la fin de la communication. L'assistance proposée par un opérateur n’est probablement pas nécessaire pour la plupart des appels, notamment pour ceux concernant les services ou les ventes, mais peut être un élément indispensable pour des appels avec un grand nombre de participants, et tout particulièrement quand les appels comprennent une partie questions/réponses.

7. Quelles Particularités sont Disponibles pour la Téléconférence

Un grand nombre de particularités liées aux téléconférences sont disponibles. En général, elles comprennent: l’enregistrement des appels, la tenue de la liste des participants, le contrôle des participants au cours de l’appel, la fonction muette, l’autorisation ou la suppression d’appels mettant en jeu la vie privée ou la sécurité, et la protection contre l’écoute. La possibilité de discutions internes est une fonction supplémentaire qui permet à certains participants de s’entretenir entre eux pendant le déroulement de la téléconférence.

8. Pourquoi ai-je Besoin d'un Fournisseur d’accès à la Téléconférence ?

Tandis que la plupart des sociétés ont plusieurs lignes téléphoniques qui permettent à plusieurs personnes de téléphoner en même temps, l'équipement téléphonique standard n'est pas destiné à supporter les besoins d’une téléconférence. Avoir un grand nombre de personnes composer le numéro d’appel à partir d’endroits différents sur des systèmes téléphoniques standards n'est pas une solution réalisable. Une passerelle spécifique pour la téléconférence est nécessaire. Cette passerelle est un élément coûteux, mais utilisé uniquement par la téléconférence. Quelques sociétés qui planifient un nombre important de téléconférences doivent faire le choix d’investir dans leur propre équipement de téléconférence appelé multiplexeur, mais pour la plupart des organismes un tel investissement ne s’avère pas suffisamment rentable.

Les prestataires de service qui se spécialisent dans les services de téléconférence sont d’un coût rentable pour les sociétés de toutes les tailles qui les utilisent, sans devoir investir dans un équipement cher et l’entretenir, alors qu’il ne sera utilisé qu’avec modération. Les professionnels prestataires de service de téléconférence investissent dans cette activité afin de fournir un accès facile aux télécommunications multiplex et aux technologies sans passerelle pour fournir à leurs utilisateurs la dernière technologie en matière de téléconférence de haute qualité.

9. Comment Choisir un Fournisseur d’accès à la Téléconférence ?

Il y a un nombre limité de sociétés qui fabriquent les équipements de téléconférence et il n’existe pas beaucoup de différences parmi les prestataires de services en termes de qualité ou du type d'équipement qu'ils utilisent. Là où les fournisseurs marquent leurs différences, c’est principalement en termes de services rendus et de tarification. Parmi les principales messageries à distance, nombreuses sont celles qui fournissent également des services de téléconférence, avec la possibilité de vous offrir le meilleur service au meilleur prix. Mais il n'est pas rare pour les sociétés qui se spécialisent dans les services de téléconférence d’offrir de meilleurs tarifs que ceux proposés par les messageries à distances.

Prenez en compte le type et le nombre de téléconférences que vous allez utiliser. Si vous prévoyez d’utiliser régulièrement un grand nombre de téléconférences, cherchez un fournisseur qui vous fait une remise sur la quantité. Soyez sûr de comprendre les termes de la proposition concernant le minimum mensuel ou la durée de l’accord associé à la réduction octroyée. Il vaut mieux être sûr de connaître tous les termes et les conditions générales de l’accord avant d'accepter un service. Il faut comparer les prix, et s'assurer de lire même les petits caractères sur n'importe quel accord de service avant de l’accepter. Certaines sociétés offrent même un service gratuit de téléconférence aux clients éventuels sur une base limitée.

Si votre besoin principal est la téléconférence sans réservation, choissez le service le moins cher qui vous offre toutes les caractéristiques dont vous avez besoin. Mais tous les services ne fournissent pas les mêmes caractéristiques. Par exemple, si vous voulez enregistrer vos téléconférences, assurez-vous que le prestataire de services que vous choisissez propose un service d’enregistrement. Assurez-vous aussi d’être bien informé de tout coût supplémentaire éventuel lié à l’enregistrement de vos appels et l'obtention des copies de ces enregistrements.

Si vous avez l’intention d’utiliser un opérateur de téléconférence, lorsqu’une société se trouve dans une situation critique, votre recherche de fournisseur doit s'étendre au-delà de la disponibilité de services et du prix. Assurez-vous de vérifier l'expérience acquise par la société dans le type de téléconférences que vous voulez réaliser. Cherchez à savoir depuis quand la société est dans les affaires. Recherchez des informations sur leurs opérateurs, qu’elle formation ils suivent, ou si la société emploie vraiment des opérateurs internes. Beaucoup de services de téléconférence offrent à de nouveaux clients la possibilité de faire un premier essai avant de s’engager, ce qui est une opportunité pour être sûr que le service répondra bien à vos besoins réels. Il peut également être intéressant de demander à des clients référents de certifier la qualité et la fiabilité des services du fournisseur.
Articles Régionaux
- La téléconférence Ain
- La téléconférence Aisne
- La téléconférence Allier
- La téléconférence Alpes-de-Haute-Provence
- La téléconférence Alpes-Maritimes
- La téléconférence Ardèche
- La téléconférence Ardennes
- La téléconférence Ariège
- La téléconférence Aube
- La téléconférence Aude
- La téléconférence Aveyron
- La téléconférence Bas-Rhin
- La téléconférence Bouches-du-Rhône
- La téléconférence Calvados
- La téléconférence Cantal
- La téléconférence Charente
- La téléconférence Charente-Maritime
- La téléconférence Cher
- La téléconférence Corrèze
- La téléconférence Corse-du-Sud
- La téléconférence Côte-d'Or
- La téléconférence Côtes-d'Armor
- La téléconférence Creuse
- La téléconférence Deux-Sèvres
- La téléconférence Dordogne
- La téléconférence Doubs
- La téléconférence Drôme
- La téléconférence Essone
- La téléconférence Eure
- La téléconférence Eure-et-Loir
- La téléconférence Finistère
- La téléconférence Gard
- La téléconférence Gers
- La téléconférence Gironde
- La téléconférence Haute-Corse
- La téléconférence Haute-Garonne
- La téléconférence Haute-Loire
- La téléconférence Haute-Marne
- La téléconférence Hautes-Alpes
- La téléconférence Haute-Saône
- La téléconférence Haute-Savoie
- La téléconférence Hautes-Pyrénées
- La téléconférence Haute-Vienne
- La téléconférence Haut-Rhin
- La téléconférence Hauts-de-Seine
- La téléconférence Hérault
- La téléconférence Ille-et-Vilaine
- La téléconférence Indre
- La téléconférence Indre-et-Loire
- La téléconférence Isère
- La téléconférence Jura
- La téléconférence Landes
- La téléconférence Loire
- La téléconférence Loire-Atlantique
- La téléconférence Loiret
- La téléconférence Loir-et-Cher
- La téléconférence Lot
- La téléconférence Lot-et-Garonne
- La téléconférence Lozère
- La téléconférence Maine-et-Loire
- La téléconférence Manche
- La téléconférence Marne
- La téléconférence Mayenne
- La téléconférence Meurthe-et-Moselle
- La téléconférence Meuse
- La téléconférence Morbihan
- La téléconférence Moselle
- La téléconférence Nièvre
- La téléconférence Nord
- La téléconférence Oise
- La téléconférence Orne
- La téléconférence Paris
- La téléconférence Pas-de-Calais
- La téléconférence Puy-de-Dôme
- La téléconférence Pyrénées-Atlantiques
- La téléconférence Pyrénées-Orientales
- La téléconférence Rhône
- La téléconférence Saône-et-Loire
- La téléconférence Sarthe
- La téléconférence Savoie
- La téléconférence Seine-et-Marne
- La téléconférence Seine-Maritime
- La téléconférence Seine-Saint-Denis
- La téléconférence Somme
- La téléconférence Tarn
- La téléconférence Tarn-et-Garonne
- La téléconférence Territoire de Belfort
- La téléconférence Val-de-Marne
- La téléconférence Val-d'Oise
- La téléconférence Var
- La téléconférence Vaucluse
- La téléconférence Vendée
- La téléconférence Vienne
- La téléconférence Vosges
- La téléconférence Yonne
- La téléconférence Yvelines
Voir Aussi
- Réseau commercial
L’un des outils essentiels à votre entreprise est d’appartenir à un réseau. Lisez la suite pour en savoir plus.