La réception automatisée

La majorité des entreprises ont besoin des services de réception automatique pour collecter les appels quand elles sont fermées, occupées ou éloignées du téléphone. Selon la taille et les besoins de l’entreprise, il existe divers systèmes qui peuvent répondre aux besoins de l’entreprise.


1. Qu’est-ce qu’un répondeur automatique?

Le système de réception automatisée permet aux appels entrants d’être transférés directement vers un répondeur sans l’intervention d’une personne. Si la personne qui appelle a besoin de parler avec une personne réelle, la plupart des systèmes propose d’appuyer sur les boutons de son téléphone pour pouvoir parler avec une standardiste. De nos jours de nombreux systèmes téléphoniques modernes sont automatisés, mais les répondeurs automatiques peuvent aussi être installés sur des systèmes téléphoniques ordinaires.

Lorsque vous appelez une entreprise qui possède ces systèmes de répondeurs automatisés, il y a généralement un répertoire téléphonique intégré dans le système, qui permet de trouver la personne ou le service avec lequel vous désirez communiquer. Certains systèmes ont un répertoire téléphonique par nom, qui classe les noms de famille par ordre alphabétique. La personne qui appelle peut presser la touche # de son téléphone ou une autre touche lorsque le nom qui l’intéresse est annoncé, ce qui enclenchera automatiquement l’appel vers la personne choisie. La personne peut aussi écouter la liste de choix proposée par le répondeur automatique pour choisir la personne ou le service à qui parler.

2. Les questions fréquentes à propos des répondeurs automatiques

Il existe de nombreuses utilisations possibles, et des endroits différents pour utiliser ces répondeurs automatiques. Principalement, ils ont été conçus pour libérer les lignes des appels courants qui consistent à connaître les heures d’ouverture de la société et les adresses de celle-ci. Une fois que ces messages ont été entendus par l’appelant, il a l’option d’entendre d’autres messages enregistrés ou bien d’être transféré vers une opératrice dans le cas où ses questions n’ont pas trouvé de réponse.. Ces répondeurs automatiques sont également utilisés par les agences gouvernementales, mais aussi par les écoles et des lycées.

Il existe d’autres dispositifs qui peuvent être utilisés avec ces répondeurs automatiques, comme le transfert d’appels vers une ligne téléphonique extérieure, ou bien encore en reliant deux sociétés différentes utilisant le même réseau pour ses communications. Ces répondeurs doivent être programmés soigneusement afin que la personne qui appelle puisse trouver l’information dont elle a besoin rapidement et facilement. Il y a trop de sociétés qui obligent les personnes qui appellent à passer par une interminable liste de menus avant qu’ils puissent obtenir une réponse, où qu’ils puissent parler avec une opératrice.

3. Les répartiteurs automatiques d’appels

Le répartiteur automatique d’appel est un système qui renvoie les appels entrants vers les différents secteurs de l’entreprise. Il représente une partie d’un dispositif plus important, qui utilise l’intégration de système téléphonique informatisé. Ce système peut aussi être désigné sous le terme de routeur. Ces types de systèmes sont généralement utilisés dans les grandes entreprises qui doivent gérer un flot massif d’appels de la part de personnes qui généralement n’ont pas besoin de parler à une personne en particulier, mais qui veulent juste avoir un représentant de clientèle au téléphone. Un petit répartiteur téléphonique permettra de gérer quelques lignes de téléphones, alors qu’un répartiteur de grande taille pourra gérer plusieurs centaines de lignes à la fois.

Un répartiteur automatique d’appels sera composé d’un matériel pour les terminaux et les commutateurs, pour les lignes téléphoniques et pour les différents logiciels. Le système qui achemine les appels aura une liste de directions pour savoir où envoyer les appels, et comment gérer les appels entrants, grâce à un algorithme qui aidera à déterminer quel est le meilleur endroit où diriger l’appel. Généralement, une sorte de réponse vocale interactive sera utilisée pour déterminer le motif et la direction de chaque appel entrant.

Toutes les entreprises peuvent bénéficier d’un répartiteur téléphonique, mais ils sont plus avantageux pour les centres de services à la clientèle, et pour les agences gouvernementales, qui gèrent un flux massif d’appels.

4. Les répondeurs

Les répondeurs sont des dispositifs qui existent déjà depuis plusieurs décennies et qui sont très souvent rattachés à la téléphonie. Il s’agit d’un dispositif qui permet à la personne qui appelle de laisser un message à la personne appelée qui n’est pas chez elle ou qui n’est pas disponible pour répondre Les premiers répondeurs étaient installés généralement juste à côté du téléphone. Mais certains répondeurs pouvaient aussi être intégrés directement au téléphone. Le détenteur du répondeur pouvait alors laisser un message disant qu’il était absent ou bien tout autre message qu’il avait envie de laisser. La personne qui appelait pouvait alors laisser un message après avoir entendu le message préenregistré du détenteur du répondeur.

Les premiers répondeurs téléphoniques utilisaient des cassettes audio pour enregistrer et stocker les messages. Ces cassettes lorsqu’elles étaient chargées de messages, pouvaient être rembobinées puis effacées en cas de besoin. Cependant, la technologie aidant, il y a maintenant la capacité d’enregistrer les messages sur une mémoire de stockage. Maintenant, de nombreuses mémoires de stockage sont intégrées directement au téléphone, il n’est donc plus besoin d’avoir un répondeur à côté de son téléphone comme auparavant. Le répondeur permet de laisser un certain nombre de fois le téléphone sonner avant de se déclencher. Les répondeurs téléphoniques sont quasiment devenus un outil indispensable avec la vie trépidante que nous menons aussi bien professionnellement que personnellement. Les répondeurs téléphoniques sont très efficaces pour les petites entreprises qui ne veulent pas manquer les appels.

5. La messagerie vocale

La messagerie vocale est un système qui dirige vos appels vers une messagerie quand vous ne répondez pas et que les personnes qui vous laissent des messages. Ce système est compatible aussi bien avec les téléphones fixes, avec les téléphones portables et avec les téléphones pour le travail. La messagerie vocale comprend plusieurs avantages. Elle permet à l’utilisateur d’écouter ses messages à toutes heures de la journée. La majorité des messageries vocales permet de stocker une grande quantité de messages et cela pendant un certain temps. Le temps d’enregistrement d’un message sur ces messageries vocales peut être un peu plus long que sur les autres répondeurs téléphoniques, et surtout ce type de messagerie ne requiert pas équipement téléphonique spécial ni de lignes téléphoniques spéciales.

Si le téléphone fixe ou le téléphone portable est éteint, alors les appels sont automatiquement dirigés vers la messagerie vocale. Il en va de même si vous êtes déjà en communication lorsque quelqu’un vous appelle. Il existe plusieurs options qui peuvent être installées pour partager la même messagerie vocale, ou pour regrouper tous les appels vers la même messagerie. Certaines messageries ont un mot de passe pour protéger l’accès à la consultation des messages, pour plus de sécurité.

La messagerie vocale sur les téléphones du travail, peut jouer un rôle important dans le monde des affaires aujourd’hui.

6. Les répondeurs automatiques pour les ordinateurs

Les nouvelles technologies ont permis l’usage de l’ordinateur pour agir en tant que répondeur.
Les entreprises peuvent se procurer des logiciels comme les répondeurs informatiques qui peuvent permettre à votre ordinateur de recevoir des appels. Ce système permet de mettre en évidence l’identification de la personne qui appelle, sur son écran, et d’autoriser ou de bloquer les appels. Ce dispositif permet de personnaliser l’accueil de chacune des personnes qui appellent et qui sont déjà présentes dans le répertoire téléphonique de l’ordinateur. De plus ce logiciel avertit des appels qui ont été passés en votre absence, en vous les envoyant dans votre boîte email. Ces mêmes emails peuvent être transférés sur votre téléphone portable.

Il existe plusieurs avantages à utiliser ces logiciels informatiques, qui peuvent également répondre aux appels avec un message personnalisé selon la personne qui appelle. En effet, ces systèmes vous permettent de constituer et de gérer un carnet d’adresses qui vous permet de personnaliser l’accueil de certains clients qui appellent. Les nombreux systèmes informatiques sont conçus pour traiter de multiples messageries vocales, et sont protégées par un mot de passe pour la sécurité de l’utilisateur. Les utilisateurs ont la possibilité de récupérer leurs messages à distance, soit par un mot de passe soit en envoyant les messages reçus sur leurs téléphones portables sous la forme d’un message texte. Le temps d’enregistrement des messages est souvent illimité dans le temps, et un petit icône clignotant permet d’avertir l’utilisateur qu’il a un nouveau message. Ces logiciels informatiques qui servent de répondeurs sont généralement faciles à installer, et cela peut donc être fait par n’importe qui.

7. Les téléphones enregistreurs et répondeurs pour ordinateurs

Ce service de téléphones répondeurs, peut fonctionner par le biais de votre ordinateur, grâce à un logiciel d’enregistrement qui est intégré sur une plateforme de Microsoft Windows et qui peut utiliser des voix automatiques pour enregistrer les appels. Ces appels enregistrés peuvent tout aussi bien être les appels entrants que les appels sortants. La construction d’un carnet d’adresse est un outil pratique de ces téléphones enregistreurs, et vous pouvez programmer l’appareil pour enregistrer sélectivement les appels entrants. L’identification de la personne qui appelle est aussi une option possible. Ce système peut contrôler les appels sortants et enregistrer automatiquement un appel si une voix est détectée. Ce système permet également à l'utilisateur de recevoir des mises à jour qu'il reçoit par e-mails sur son téléphone portable.

Il existe cependant d’autres fonctionnalités de ces téléphones répondeurs et enregistreurs. Des notes et un pense-bête peuvent être attachés à tous les appels qui ont été enregistrés dans le système. Une option permet de rechercher les messages archivés rapidement et aisément. Le temps d’enregistrement est généralement illimité. Ces téléphones enregistreurs sont bien souvent offerts pour des essais gratuits, avec l’option d’acheter ou pas ce système à la fin de la période d’essai. S’ils sont achetés ces programmes peuvent être facilement installés par l’utilisateur.

8. Les raisons d’utiliser un téléphone enregistreur

Il existe de nombreuses raisons d’utiliser un téléphone enregistreur. Ils permettent de démarrer l’enregistrement à tout moment, avec une simple pression sur la barre d’outils. De cette façon vous pouvez enregistrer les moments de la conversation que vous souhaitez. De plus, vous pourrez archiver ces enregistrements de façon permanente. Vous pouvez les mémoriser afin qu’ils puissent être référencés et retrouvés rapidement, ce qui facilite la recherche de messages anciens. Les enregistreurs peuvent être programmés pour détecter l’identification de la personne qui appelle lors d’appels entrants, et ensuite de distinguer les appels que vous souhaitez enregistrer. Il enregistre seulement les appels des numéros que l’utilisateur a sélectionné, et n’enregistre pas ceux qui ne sont pas nécessaires comme les conversations avec les amis. Les enregistreurs vous donnent un accès instantané à vos appels, et à vos e-mails envoyés sur votre téléphone. De cette façon, vous ne manquerez jamais un appel important, même lors de vos vacances. Finalement, la majorité des téléphones enregistreurs, ont la capacité de consigner des millions d’appels, quel que soit leurs durées. La limite dépendra de la capacité de votre disque dur. Vous serez en mesure de consulter des messages des années et même des décennies plus tard.
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