La comptabilité

La comptabilité, qui consiste à conserver les traces des activités monétaires d’une entreprise, joue un rôle très important dans toute entreprise. Il existe trois façons de faire sa comptabilité : embaucher une entreprise extérieure, utiliser un programme de comptabilité en ligne ou faire soi-même sa comptabilité.


1. Réflexions sur la comptabilité

Il y a certaines choses auxquelles il faut penser en ce qui concerne votre comptabilité. Tout d’abord, vous devez conserver des traces de tous les détails de vos activités. Notez toutes les recettes et les dépenses aussitôt que possible. Ceci vous permettra d’éviter le stress lorsqu’il faudra retrouver les reçus et les facture des ventes à la période des impôts.

Ensuite, choisissez la manière dont vous allez tenir votre comptabilité. Dans certaines entreprises, on met tous les reçus dans un dossier puis on donne ce dossier au service comptable. Dans d’autres, on conserve les traces des échanges sur les ordinateurs et l’on utilise les archives numériques pour faire des déclarations trimestrielles.

Une autre chose à prendre en compte lorsqu’on pense à sa comptabilité, c’est qu’il n’existe pas un ensemble de règles établies pour conserver les traces de vos activités financières. Si votre entreprise est essentiellement basée sur l’Internet, vous pouvez garder la trace de vos activités au moyen du processeur de paiement que vous utilisez. Si vous avez une entreprise plus grande qui vend en magasin, vous aurez une caisse enregistreuse qui gardera la trace de ces activités.

2. La comptabilité des petites entreprises

La comptabilité des petites entreprises prend en compte des choses qui ne concernent pas la plupart des grandes entreprises. Le principe de base est le même qu’il s’agisse de petites ou de grosses entreprises. Il faut garder des traces détaillées, dans les meilleurs délais. Quoi qu’il en soit les petites entreprises manquent souvent de personnel comptable. Cela implique qu’elles auront probablement à faire plus de travail comptable par elles-mêmes, au lieu d’embaucher une entreprise de comptabilité ou un comptable professionnel pour prendre soin de leur comptabilité.

Pour le propriétaire d’une petite entreprise, la chose la plus importante à comprendre au sujet de la comptabilité d’entreprise est que tout doit être noté au moment où cela arrive. Par exemple, si vous invitez un employé à dîner, il faut enregistrer ce reçu le jour-même. La façon la plus facile de le faire est simplement de le noter au dos de l’addition au moment où on la paie. Cela suffit pour la comptabilité.
Les petites entreprises peuvent aussi trouver qu’il est bénéfique d’embaucher un service comptable extérieur ou bien un expert-comptable agréé. Ces personnes en savent bien plus sur les logiciels et les lois de la comptabilité que d’autres. Ils sont entraînés à travailler avec l’argent tous les jours et peuvent aider le propriétaire d’une petite entreprise à maîtriser les nombreux aspects de l’administration associés à la vie d’une entreprise.

3. Logiciels de comptabilité

Un excellent moyen de maximiser le temps et de minimiser l’effort lorsqu’on a affaire à de la comptabilité est d’utiliser un logiciel de comptabilité. Il y a plusieurs modèles de logiciels populaires disponibles. Cherchez un logiciel de comptabilité qui vous permette de noter les dépenses et les recettes au moment où elles se produisent. Ensuite, il faut qu’il vous permette d’imprimer les déclarations au rythme que vous souhaitez, que ce soit tous les trimestres, toutes les semaines, tous les mois ou tous les ans. Ces déclarations vous aideront à analyser vos activités et à augmenter la rentabilité de votre entreprise.

4. Choisir la bonne solution comptable

Lorsque vous cherchez des solutions pour votre comptabilité, il faut prendre en considération trois façons de tenir les comptes de votre entreprise. Beaucoup d’entreprises, petites ou grandes, choisissent de faire appel à un service comptable extérieur pour suivre leurs comptes. C’est une excellente solution si on dispose de ressources suffisantes pour faire appel à ce service. Aussi, cela est un moyen de libérer les employés et leur permettre de mieux se concentrer sur leur travail.

Les services comptables en ligne, connus sous le nom de comptabilité hébergée ou comptabilité sous ASP, vous permettent d’accéder à la comptabilité de votre entreprise sur l’Internet. Vous avez accès à un site Internet hautement sécurisé qui enregistre vos informations régulièrement. Vous pouvez contrôler le registre des salaires, écrire des chèques et faire des rapports des dépenses à partir de ce site. C’est en général moins coûteux que de faire appel à un service comptable et c’est un excellent choix pour les entreprises qui ont besoin de plus de services comptables qu’ils ne peuvent en gérer eux-mêmes et qui en même temps veulent épargner de l’argent.

La dernière solution, choisie par de nombreuses petites entreprises, est de gérer ses comptes et de faire sa comptabilité soi-même. Vous pouvez embaucher un employé qui a de l’expérience en comptabilité pour travailler en interne et s’occuper de la comptabilité. Vous pourriez aussi faire toute la comptabilité vous-même en utilisant un logiciel de comptabilité. Ce type de comptabilité est en général utilisé pour le règlement des taxes mais peut s’avérer difficile à utiliser si vous avez des employés qu’il faut payer.

5. Avoir un comptable comme employé

Une solution qu’utilisent beaucoup de grandes entreprises est d’avoir parmi ses employés un ou deux d’entre eux qui s’occupent de la comptabilité. Ceci permet d’épargner de l’argent car il n’y a pas besoin de faire de déplacements vers l’entreprise de comptabilité. Le comptable fait partie des employés de l’entreprise et met tous ses efforts au service de la gestion des livres de comptes pour cette entreprise. Ceci est une excellente option pour les entreprises avec une comptabilité et une activité administrative importantes. Sous-traiter la comptabilité à une entreprise qui gère beaucoup de comptes peut être problématique pour une grande société ou entreprise.

Si vous choisissez d’embaucher un expert-comptable agréé (ECA) pour votre entreprise, garder à l’esprit qu’il s’agit d’un expert qui a été formé dans le domaine de la comptabilité. Vous devrez payer l’expert-comptable agréé comme n’importe quel autre expert. Aussi, en ayant un expert-comptable dans votre équipe, vous pourrez faire imprimer des rapports quand vous en aurez besoin. Tout ce que vous avez à faire est de contacter votre comptable dans son bureau et de demander un rapport !

Si vous décidez d’embaucher un comptable dans votre entreprise, faites les entretiens avec précaution. Si vous avez les moyens d’embaucher quelqu’un qui a de l’expérience, alors trouvez un expert-comptable expérimenté. L’expérience en comptabilité vaut la dépense supplémentaire que représente l’embauche d’une personne à un salaire plus élevé. Souvenez-vous, votre comptabilité influence l’activité de votre entreprise quotidiennement, alors faites les recherches nécessaires pour embaucher un comptable professionnel.

6. Sous-traiter votre comptabilité

Si vous choisissez la comptabilité sous-traitée, votre entreprise transfère toutes ses responsabilités comptables à une entreprise qui compte plusieurs experts-comptables expérimentés et professionnels. Ceci est une excellente option pour beaucoup d’entreprises parce que cela leur permet de concentrer l’énergie de ses employés sur les activités qui rapportent vraiment des revenus : les relations avec les clients, les ventes et le développement de l’entreprise. Certaines entreprises craignent les coûts associés à l’embauche d’un comptable en sous-traitance. Mais il y a un autre réalité de ce prix. Les services fournis par un comptable en sous-traitance peuvent être coûteux, mais lorsque vous faites venir un comptable dans votre entreprise, vous devez non seulement payer ce salaire de professionnel, mais aussi prendre en compte les allocations, vous accommoder des vacances et du temps maladie et payer pour l’espace du bureau qui est utilisé. Embaucher une entreprise de comptabilité sous-traitante peut être une option plus abordable pour les besoins en comptabilité de votre entreprise.

Vous aurez peut-être à vous demander s’il vous faut embaucher un expert-comptable à temps plein ou à mi-temps. Avant de choisir entre ces deux options, gardez à l’esprit que le poste d’un comptable à temps plein sera occupé par un professionnel accrédité avec de nombreuses années d’expérience en comptabilité. Lorsque vous embauchez un comptable à mi-temps, vous pourrez avoir affaire à un novice qui aura un diplôme en comptabilité de moindre niveau. Choisissez la meilleure option pour vous, mais assurez-vous de bien savoir de ce que vous allez obtenir pour votre investissement.

7. Faites vous-mêmes votre comptabilité

S’occuper soi-même de sa comptabilité est souvent la solution choisie par beaucoup de petites entreprises et d’entreprises familiales. Cela peut bien marcher à condition qu’il n’y ait pas d’employés pour lesquels il y ait besoin de faire des fiches de paie et d’allocations. Si l’on fait sa comptabilité soi-même on doit presque toujours s’assurer d’avoir un logiciel de comptabilité de haute qualité. Ce logiciel rend plus facile le repérage des dépenses et des recettes.

8. La comptabilité en ligne

La comptabilité en ligne est une autre possibilité à envisager pour votre comptabilité. Parfois appelée comptabilité hébergée, la comptabilité en ligne met à votre disposition un site Internet pour la saisie de vos données. Le fournisseur hôte soutient ce site régulièrement et cela est compris dans vos frais.

La comptabilité en ligne est une excellente solution pour le propriétaire d’entreprise qui voyage fréquemment ou dont les employés travaillent chez eux ou sont en déplacement. De plus, la comptabilité en ligne peu être utilisée en conjonction avec les services fournis par une entreprise de comptabilité. Lorsque le comptable et le personnel de l’entreprise ont tous les deux accès au site Internet, la communication est plus facile.

En utilisant la comptabilité en ligne, on supprime le besoin d’installer le logiciel et d’en apprendre le fonctionnement. Lorsque vous utilisez l’Internet, l’aide dont vous avez besoin pour régler votre problème ne se trouve qu’à un simple clic. Vous n’aurez pas besoin de vous assurer que votre ordinateur a suffisamment d’espace pour enregistrer le grand nombre de dossiers de comptabilité qui seront créés avec l’installation de votre nouveau programme. Avec la comptabilité en ligne, tous ces dossiers sont stockés sur le serveur.

La comptabilité en ligne est aussi un excellente option pour tous ceux qui ont choisi de faire leur comptabilité eux-mêmes. L’un des avantages est que le serveur hôte fait automatiquement des sauvegardes. Beaucoup de propriétaires de petites entreprises ont perdu leurs données comptables lorsque leur ordinateur est tombé en panne. Ceci peut être une situation catastrophique, mais elle est rendue impossible par la sécurité qu’offre la comptabilité en ligne.

9. Les comptables - un avantage pour vous

Si vous décidez d’embaucher un comptable ou de faire appel à une entreprise comptable, souvenez-vous que votre comptable présente beaucoup d’avantages pour vous. Votre expert-comptable représente une excellente ressource pour faire face aux problèmes et aux situations que votre entreprise rencontrera tout au long de l’année. D’une part, votre comptable sera à jour en ce qui concerne votre comptabilité. Ceci rend le comptable apte à voir quand vous avez besoin de déclarations et de rapports par rapport à la réussite de votre entreprise.

Votre expert-comptable sera également en mesure de faire des prévisions au sujet des flux de trésorerie. Ceci est important lorsque vous voulez faire un achat ou un investissement, car vous aurez une meilleure visibilité quant à la disponibilité de votre argent pour l’achat que vous voulez faire. En raison de cet avantage, beaucoup de comptables endossent aussi le rôle de conseiller financier pour leurs clients.

Un comptable aura des contacts dans le domaine financier dans lequel vous avez besoin de faire réussir votre entreprise. Votre expert-comptable saura comment trouver les banques susceptibles de faire des prêts aux entreprises, les avocats spécialisés pour résoudre les problèmes de dettes lorsque votre entreprise en aura, et d’autres professionnels dans l’industrie financière. En parlant à votre comptable lorsque vous êtes à la recherche d’une nouvelle banque ou d’un autre professionnel des finances, vous gagnerez du temps et vous vous épargnerez des efforts.

Donc, que vous choisissiez de faire votre comptabilité vous-mêmes, de la faire en ligne ou bien d’utiliser les services offerts par un comptable sous-traitant, le fait est qu’il vous faudra toujours garder une trace de vos activités. Un bon service de comptabilité vous aidera à développer tous les secteurs de votre entreprise.
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