Equipements de bureau

La qualité et la quantité de vos fournitures seront déterminantes pour que votre société fonctionne sans problème et de façon efficace...


1. Introduction

Si vous êtes en train de créer une société, ou même si votre société fonctionne déjà depuis un moment, l’une de vos principales préoccupations doit être celle du matériel de bureau. Cette question est tellement importante qu’elle nécessite d’être posée régulièrement, et au début, il faut que vous preniez le temps d’explorer le sujet en profondeur. La qualité et la quantité de vos fournitures seront déterminantes pour que votre société fonctionne sans problème et de façon efficace. Trouver des fournisseurs pour équiper vos bureaux est une chose qui ne devrait jamais être prise à la légère : cela prend du temps et demande une certaine implication de votre part. Lorsqu’il s’agit de fournitures de bureau, vos préoccupations les plus importantes sont la qualité, le coût et la fiabilité. Plusieurs sociétés de fournitures voudront traiter avec vous, ce qui signifie que vous aurez de nombreux choix à faire, et beaucoup de négociations en perspective. Trouver un bon fournisseur dès le départ peut vous épargner beaucoup de soucis sur le long terme ; ainsi, les choix que vous ferez au début seront extrêmement importants. Vous allez traiter avec des fournisseurs qui vendent du mobilier et des équipements de bureau ainsi que du matériel plus petit, et il est plus que probable que vous ayez à faire à plusieurs fournisseurs. Il y aura des contrats à signer et des décisions à prendre, et il y aura vraisemblablement beaucoup de monde impliqué. Au final, ce que vous recherchez est une relation avec vos fournisseurs qui apportera un bénéfice optimal à votre société et à vos employés.

2. Les équipements de bureau volumineux

Lorsque que vous chercher des fournitures de bureau, vous aurez généralement besoin de deux types de fournitures différents : des équipements volumineux, tels que des ordinateurs, des télécopieurs, du mobilier, et des photocopieuses ; vous aurez également besoin d’articles de papeterie tels que papier, stylos et crayons, trombones et agrafeuses. Les articles de papeterie devront, bien sûr, être renouvelés régulièrement ; les équipements et mobiliers de bureau dureront en revanche beaucoup plus longtemps. Des fournitures de bonne qualité doivent pouvoir résister quelques années à une utilisation normale. Malheureusement, de nos jours, les rapides avancées de la technologie rendent les équipements informatiques obsolètes bien plus vite que nous le souhaiterions ; mais même les ordinateurs peuvent probablement convenir pour au moins deux années avant de devoir être remplacés. Pour les gros équipements, beaucoup de sociétés ont recours à plusieurs fournisseurs différents. Vous pouvez traiter avec un fournisseur pour les ordinateurs (quelques fois, les ordinateurs sont directement achetés ou loués aux fabricants), avec un deuxième fournisseur pour le mobilier, et avec un troisième fournisseur pour les photocopieuses. Cela n’est pas inhabituel pour les équipements volumineux, et vous pouvez souvent faire de meilleures affaires si vous achetez ou louez de cette façon. La meilleure chose à faire est de parler directement d’achat et de location avec les représentants des fabricants. Comparez les offres que vous font les fabricants avec celles que vous font les grosses sociétés d’équipement de bureau. Vous aurez sans doute un certain nombre de calculs d’apothicaire à faire pour trouver où vous devrez vous procurer tel ou tel équipement, mais au final, vous économiserez probablement beaucoup d’argent.

3. Les articles de papeterie

Evidemment, la plupart des sociétés se procurent tous leurs articles de papeterie auprès d’un même fournisseur, ce qui simplifie grandement les choses. Le plus important pour vous sera de déterminer de quelles fournitures vous avez besoin et quel sera le fournisseur qui répondra le mieux à vos attentes. Il vaut mieux, avant de prendre contact avec les fournisseurs, que vous sachiez quels sont les articles dont vous avez besoin. Même si les représentants des sociétés de fournitures de bureau sont ravis d’étudier avec vous ce que vous devriez commander pour votre société, des vendeurs excessivement zélés pourraient parvenir à vous faire acheter des fournitures dont vous n’avez pas nécessairement besoin. Savoir ce dont vous avez besoin avant de rencontrer les vendeurs peut aider à ce que la négociation tourne bien, même si, bien sûr, il ne vous coûte rien d’écouter les suggestions des vendeurs. Commencez par faire l’inventaire des employés et des services de votre société. De quoi chaque employé a-t-il besoin pour faire son travail de façon efficace chaque jour ? Quelles sont les fournitures qui peuvent être spécifiques à chaque service ? Votre inventaire doit tenir compte de ce dont un employé type ou un service type peut avoir besoin au cours d’une journée classique, plus des fournitures supplémentaires pour les périodes de travail chargées. Vous devrez aussi considérer la croissance de la société sur une période donnée, et réaliser un inventaire prévisionnel. Dans une certaine mesure, surestimez toujours vos besoins : les petites fournitures ne se périment généralement pas et il est préférable d’en avoir plus que nécessaire plutôt que d’avoir à faire une commande spéciale si vous êtes à cours de quelque chose. Vous n’êtes pas obligé de trop surcharger votre stock ; ayez simplement assez de réserve pour parer aux imprévus. Une fois que vous avez une liste raisonnable des fournitures dont vous avez besoin ainsi qu’une idée de ce dont vous pourriez avoir besoin, alors vous serez prêt à prendre contact avec les fournisseurs.

4. Trouver des fournisseurs

Votre atout dans la recherche de fournisseurs pour vos bureaux est que vous êtes, le plus souvent, celui qui à l’avantage. Fournir du matériel à des sociétés peut être un marché extrêmement compétitif, et ce qui peut arriver est que votre société se retrouve au milieu d’une guerre enchérisseuse. Bien sûr, vous devrez jouer votre rôle en faisant savoir que votre société cherche un fournisseur et que vous êtes en train de considérer plusieurs options. Ne négligez pas Internet comme outil pour trouver la bonne ou les bonnes entreprises qui fourniront vos bureaux. De nos jours, presque toutes les entreprises possèdent un site Internet, et il est tout à fait possible de faire une recherche sur Internet pour dresser la liste des sociétés de fournitures dont vous pensez qu’elles pourraient faire affaire avec votre société. Beaucoup de ces entreprises auront également des formulaires disponibles sur leur site que vous pourrez remplir directement en ligne pour commander vos fournitures, mais ce n’est pas l’idéal pour commencer. Parcourez leur site Internet, voyez ce qu’ils ont à vous offrir, et notez ensuite les numéros de téléphone des services commerciaux.

5. Etablir une relation avec vos fournisseurs

Une fois que vous aurez trouvé les entreprises avec lesquelles vous voudrez traiter pour vos fournitures de bureau, vous aurez probablement à faire, dans un premier temps, à leurs vendeurs ; dans l’idéal, vous voudrez aller plus loin que ça. Même si les vendeurs seront certainement parfaitement informés de ce qu’ils peuvent offrir en terme de contrats, de remises, etc., vous devriez tout de même parler avec les responsables commerciaux afin de mieux évaluer la façon dont les affaires vont se passer avec leur entreprise. Il y a plusieurs choses à prendre en compte lorsque vous entrez en contact avec l’entreprise qui fournira vos bureaux, qu’il s’agisse de gros matériel ou d’articles de papeterie. Si c’est possible, rencontrez directement la bonne personne. Commencez avec le personnel de vente, mais concluez vos marchés définitifs avec les responsables. Vous devrez discuter de choses comme les contrats, les méthodes d’expédition, les remises pour les grosses commandes, et si oui ou non les fournisseurs pourront répondre à vos besoins quand votre société se développera et accroîtra son activité. Trouvez qui prend les décisions finales, et rencontrez ces personnes pour régler tous les détails, et bien sûr, assurez-vous de tout coucher par écrit. Cela pourra prendre du temps au début, mais établir dès le départ une relation saine avec l’entreprise qui fournira vos bureaux aidera à gérer les choses sans problème maintenant et dans le futur. Essayez de vous tenir au courant de tout changement dans la direction de vos fournisseurs de façon à toujours savoir à qui vous aurez à faire.

6. Négocier avec vos fournisseurs

Avant de prendre toute décision définitive quant à vos fournitures de bureaux et avant de signer quoi que ce soit, vous devrez négocier avec vos fournisseurs. Vous devez absolument garder à l’esprit qu’il y a toujours moyen de négocier, quelle que soit la proposition initiale qui vous est faite par les fournisseurs. Puisque la concurrence est telle sur le marché des fournitures de bureau, vous devriez avoir un avantage indéniable. Vous commencerez probablement avec des prix de base pour les produits et les frais de livraison, et vous pourrez débuter les négociations à partir de ceux-ci. Avant de commencer à négocier, notez les points importants à débattre. Aurez-vous des remises si vous commandez une certaine quantité d’un seul coup ? Quelle importance doit avoir chaque commande afin de vous assurer une remise ? Si vous signez un contrat qui englobe une plus longue période, par exemple deux ans au lieu d’un an, cela fera-t-il une différence ? Assurez-vous de faire savoir à vos fournisseurs potentiels que vous allez comparer différentes entreprises avant de signer tout contrat. Soyez conscient du fait que les entreprises qui fournissent les bureaux s’attendent à négocier, même si, dans la réalité, elles ne le disent pas d’emblée. Si vous pensez que vos talents de négociateur ne sont pas votre meilleur atout, trouvez des personnes dans votre société qui ont ce genre d’expérience, et prenez conseil auprès d’eux, ou faites leur prendre part aux négociations. Cela ne vous donnera pas uniquement un avantage immédiat, cela pourra également être une très bonne occasion d’apprendre pour vos négociations futures. Avant de signer les papiers définitifs, demandez à l’avocat de votre société de regarder tous les contrats et accords. Cela peut sembler beaucoup de travail pour quelque chose d’aussi simple que de commander des fournitures de bureau, mais vous devez garder à l’esprit que le succès de votre société dépend beaucoup du fait d’avoir le matériel approprié pour la gérer.

7. Devriez-vous avoir recours à votre fournisseur pour gérer vos stocks ?

« La gestion des stocks par le fournisseur » est une méthode que certaines sociétés et leurs fournisseurs utilisent pour gérer les fournitures de bureau (la plupart du temps pour les articles de papeterie, et non pas pour les gros équipements). Avec la gestion des stocks par le fournisseur, l’entreprise qui fournit les bureaux joue un rôle beaucoup plus important quant à la périodicité et la nature des commandes pour leurs clients. En utilisant cette méthode, le fournisseur tient un inventaire précis des fournitures de bureau de votre société au travers de contacts réguliers avec les personnes en charge des stocks dans votre société, et le fournisseur sera chargé de décider quand et en quelle quantité les fournitures devront être livrées. La société et son fournisseur partagent la plupart des informations concernant les fournitures par communication électronique, et c’est le fournisseur qui recherche les données et détermine la taille des commandes et le moment des futures livraisons. Cela réduit grandement la pression exercée sur le personnel de la société qui achète les fournitures. Beaucoup d’experts pensent que la gestion des stocks par le fournisseur peut à la fois prévenir les ruptures de stock et éviter d’avoir trop de matériel entreposé en même temps. Si vous envisagez d’avoir recours à la gestion des stocks par le fournisseur pour vos besoins en fournitures, il serait préférable d’ajouter une clause dans votre contrat stipulant que si l’entreprise qui équipe vos bureaux surestime vos besoins, elle sera prête à reprendre le surplus. Cela peut être particulièrement important si vos besoins en matériel changent et que vous vous retrouvez soudain avec de la marchandise que vous n’utiliserez peut-être pas dans le futur.

8. Les contrats fournisseurs

La gestion des stocks par le fournisseur est seulement l’un des types de contrat que vous pouvez conclure avec les entreprises qui fournissent vos bureaux. Il existe plusieurs contrats différents que vous pouvez signer, et le type de contrats que vous et votre fournisseur choisirez est une question fondamentale. Les contrats sont des accords légaux d’engagements ; par conséquent, votre avocat devra étudier chaque contrat que vous signez avec les entreprises qui équiperont vos bureaux. C’est une procédure habituelle, et vos fournisseurs l’attendront. Les contrats que vous signerez avec vos fournisseurs constituent une part importante du processus global de négociation : posez donc autant de questions que vous pouvez concernant les types de contrats qu’ils proposent. En général, plus votre contrat s’étalera dans le temps, plus les prix que vous obtiendrez sur vos fournitures seront avantageux ; cependant, les contrats à long terme peuvent aussi avoir leurs défauts. Si vous signez un contrat pour recevoir une certaine quantité de fourniture périodiquement sur une période de deux ans, par exemple, vous pourrez rencontrer des problèmes si pendant cette période vous vous apercevez que vous n’avez pas besoin d’autant d’un certain produit que ce que vous pensiez à l’origine. Si vous découvrez que vous avez besoin de plus de quelque chose que ce que votre contrat stipule, ce n’est généralement pas un problème, et les tarifs négociés seront mis à jour et ajustés en conséquence ; par contre, revoir à la baisse les quantités de fournitures et donc les prix, peut être un peut plus difficile si un contrat a été signé. Pour cette raison, demandez des clauses contractuelles qui permettent à vos besoins de varier, et qui soient satisfaisantes à la fois pour vous-même et vos fournisseurs. Ces clauses font aussi partie de la procédure habituelle ; il est donc préférable de les mettre à plat avant que quoi que ce soit ne soit signé. Votre avocat devrait être en mesure de déterminer quels types de clauses seront les mieux adaptés pour vous et vos fournisseurs afin que les intérêts de chacun soient préservés.

9. Revoir régulièrement vos besoins en matériel de bureau

Même si vous avez signé des contrats ou si vous utilisez la gestion des stocks par le fournisseur, il tient toujours à vous de revoir les besoins de votre société en matière de matériel. La plupart des sociétés font un inventaire tous les ans ou tous les deux ans, et vous devriez le considérer comme une tâche inhérente à l’activité commerciale. Vous n’avez cependant pas besoin de faire des inventaires réguliers ; vous devez vous renseigner sur les fournitures que vous utilisez fréquemment et si oui ou non vous les avez en quantité suffisante pour répondre aux besoins de votre société. Enquêter auprès de vos employés est un bon moyen pour savoir ce dont vous pourriez avoir besoin en ce moment ; c’est un moyen de prendre le pouls de votre société et de découvrir ce qui se passe dans les « tranchées » dont vous pourriez ne pas avoir connaissance. Lorsqu’il s’agit de gros matériel tels que des ordinateurs ou des photocopieuses, vous serez probablement mis au courant immédiatement si ceux-ci ne parvenaient plus à satisfaire les besoins de la société. Il est rare que vous ne soyez pas immédiatement au courant si l’ordinateur d’un employé n’est plus suffisamment puissant pour effectuer les tâches que celui-ci doit accomplir chaque jour. Lorsqu’il s’agit de petit équipement, cependant, les employés peuvent ne pas juger nécessaire de se plaindre quand quelque chose les empêche de faire leur travail correctement. Peut-être commandez-vous des agrafeuses manuelles depuis un bon moment, et une grande partie des exigences du travail de vos employés les contraignent à agrafer des feuilles continuellement. Au début, cela n’était peut-être pas un problème majeur, mais ensuite, lorsque les exigences de travail deviennent plus grandes, les agrafeuses manuelles commencent à devenir une gêne. Distribuer un sondage aux employés de votre société peut attirer votre attention sur le fait que des agrafeuses électroniques seraient bien plus efficaces dans certains services, et vous pourriez donc ajuster vos commandes de matériel en conséquence. Cela peut sembler un problème mineur, mais des changements aussi simples que cela peuvent améliorer la productivité et le moral d’un employé, ce qui sera profitable à tout le monde sur le long terme.
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Les conteneurs marins sont une forme de conteneur d'entreposage amovible utilisés par des consommateurs et des entreprises intéressés par l’expédition outre-mer de matériel, d’articles, de produits ou de marchandises. Quand les consommateurs utilisent des conteneurs marins ils comptent sur un système de mise en conteneur pour l'expédition de la cargaison. Les méthodes de transport employées pour transporter des conteneurs marins et le matériel varient mais l’objectif visé demeure le même : maintenir les articles en sécurité, intacts, et protégés jusqu'à ce que le conteneur marin et son contenu arrivent à destination. Les conteneurs marins sont également utilisés pour stocker des articles sur terre pendant de longues périodes et de tels conteneurs sont à usages infinis.
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