Communiqués de presse

Parmi les différents supports utilisés pour promouvoir un événement, le communiqué de presse apparaît comme un moyen extrêmement efficace pour diffuser une information capitale le plus rapidement possible et au plus grand nombre.


1. Qu’est ce qu’un communiqué de presse ?

Un communiqué de presse peut avoir la forme d’un texte écrit ou d’une déclaration enregistrée. Il est destiné aux médias et son but est d’annoncer un événement pouvant intéresser le grand public. Il est généralement envoyé par fax, par courrier ou par email aux rédacteurs en chef ou journalistes spécialisés des journaux, des magazines, des chaines de radio et de télévision et/ou groupes audiovisuels. Certains services de relations avec la presse peuvent également être utilisés. Même s’il sert souvent à annoncer l’organisation d’une conférence de presse, le communiqué de presse peut cependant avoir d’autres objectifs.

Un communiqué de presse est différent d’un article de presse. Un article regroupe des faits exposés par un journaliste et publié dans les médias, alors qu’un communiqué est rédigé pour les journalistes afin de les encourager à écrire un article en se servant de ce communiqué. La rédaction d’un communiqué est généralement par nature influencée par l’opinion et les objectifs du commanditaire. Les communiqués de presse sont fréquemment utilisés par les agences de relations publiques. Ces sociétés spécialisées s’en servent alors pour attirer l’intérêt des médias sur leur client à travers un nouveau produit ou un évènement ponctuel.

2. Le contenu d’un communiqué de presse

Pour rédiger un communiqué de presse, il est conseillé de suivre quelques conseils de base. Le contenu et l’apparence d’un communiqué doivent contenir sept éléments indispensables. Les mots « COMMUNICATION POUR PUBLICATION IMMEDIATE » doivent apparaître en majuscules, en haut et au milieu de la lettre, juste en dessous de l’en-tête.

Sautez une ou deux lignes, puis écrivez en haut à gauche le nom, le titre, les numéros de téléphone et de fax de la personne au sein de votre société qui sera la plus compétente pour fournir d’éventuelles informations supplémentaires. Il est également important de fournir un numéro de téléphone portable, car les journalises travaillent souvent dans des délais très restreints et ont parfois besoin de joindre leur contact en dehors des heures ouvrables.
En dessous des coordonnées de la personne à contacter, sautez deux lignes et insérez le titre de votre communiqué, qui doit être bien visible. Ce titre doit être suivi du lieu et de la date d’envoi de votre communiqué.

Lors de la rédaction de votre communiqué, n’oubliez pas que le premier paragraphe doit attirer l’intérêt du lecteur. Vous devez réussir à le captiver afin de ne pas perdre son attention. Pour cela, il faut vous assurez que ce paragraphe contient toutes les informations essentielles que vous voulez donner. Vérifiez que votre texte répond bien aux questions qui, quoi, comment, pourquoi, quand et où ?

L’étape suivante dans la rédaction du communiqué est l’écriture du paragraphe central. C’est ici que le contenu de votre message est développé, et il doit absolument être clair, précis et direct.

Enfin, la conclusion vous permettra de rappeler les caractéristiques de vos services et d’insister sur une éventuelle date de sortie d’un produit.

3. Comment rédiger un communiquer de presse par email

Les communiqués de presse, comme toute autre communication écrite, peuvent être envoyés par email. Les communiqués de presse classiques annoncent généralement un événement en lien avec un produit, une société, ou un service pour les médias. Ceux envoyés par email sont bien plus court que leurs équivalents sur papier, généralement moins de 500 mots, et sont regroupés en cinq paragraphes différents. Certains serveurs d’email permettent à l’utilisateur de limiter la taille des messages à envoyer. Les personnes qui ne connaissent pas cette option et ne modifient pas la taille limite imposée par le serveur, rencontrent parfois certains problèmes en voulant envoyer des emails avec une taille trop importante. Il est dans tous les cas préférable de rédiger des emails concis et court.

Les documents annexes à votre email, tels que photos, parcours professionnels des dirigeants de l’entreprise, livres blancs et autres documents utiles, qui sont généralement inclus dans un dossier de presse envoyé par courrier, peuvent être mis en ligne afin que les journalistes puissent y accéder facilement. Ainsi, si votre société a récemment effectué un sondage en ligne auprès des acheteurs sur Internet, vous pouvez inclure un aperçu des résultats dans votre email suivi du lien internet vers la page web du sondage. Les adresses web des captures d’écran de votre site web et des pages-produits peuvent également être insérées dans le communiqué. Soyez conscients que certains journalistes ont un accès internet limité. Par courtoisie, incluez également la démarche à suivre pour les journalistes qui préfèrent recevoir le dossier de presse par courrier. N’envoyez jamais de photo ou autre document en pièce jointe à votre communiqué de presse lorsque vous l’envoyez à un journaliste.

4. La marche à suivre avant de rédiger un communiqué de presse

Malheureusement, vous ne pouvez avoir la certitude que votre communiqué sera publié, ou même qu’il retiendra l’attention du rédacteur à qui vous l’avez envoyé. Cependant vous pouvez augmenter vos chances en suivant une certaine méthode. N’oubliez pas que le principal obstacle d’un communiqué de presse est la communication elle-même. Lorsque vous rédigez votre texte, ne vous éloignez pas des faits. N’essayez pas d’ajouter des éléments sans fondement pour rendre le communiqué plus intéressant. Vous devez également veiller à la forme du texte. Il est conseillé de vérifier plusieurs fois l’orthographe et la grammaire lors de la rédaction.

Un autre élément à ne pas oublier lors de la rédaction, est la nécessité d’être concis. Les journalistes reçoivent au moins des centaines de communiqués de presse par semaine et préfèrent donc lorsqu’ ils sont brefs et directs. Ils apprécient également les textes rédigés avec honnêteté et simplicité. Evitez par exemple de citer des membres de l’entreprise, qui peuvent paraître trop subjectifs, même si ce sont des experts en la matière. Enfin, votre communiqué doit être actualisé. S’il ne traite pas d’un événement d’actualité, vous pouvez éventuellement évoquer un événement passé mais seulement si il est récent, et sans trop insister.

Afin de bien préparer votre communiqué de presse, il est important de se poser quelques questions au préalable. A qui est principalement destiné votre communiqué ? Ya t-il des pièges à éviter ? Quelles sont les informations que le destinataire doit retenir de votre texte ? Quel est le sujet de votre communiqué, s’agit-il d’une information importante ou simplement d’une nouvelle offre ? Quel est le ton de votre discours ? Comment justifiez-vous les informations contenues dans votre communiqué ? Enfin, votre principal objectif est-il de nature commerciale ou purement informative ? Les réponses à ces questions devraient faciliter la préparation et la rédaction de votre texte.

5. Comment rédiger le parfait communiqué de presse

Bien évidemment, le principal objectif d’un communiqué de presse est de promouvoir les produits ou services de l’entreprise. Il est donc très facile d’oublier que le premier but du communiqué de presse doit être d’attirer l’attention des journalistes. Lorsque vous rédigez votre texte en l’adaptant à votre destinataire, vous maximisez vos chances d’être publié. Un communiqué de presse se doit contenir des informations pertinentes qui pourront être transmises au grand public.

N’oubliez pas que votre texte doit tout d’abord aiguiser l’intérêt du journaliste afin d’avoir une chance d’être retenu. Il faut donc rédiger votre communiqué en mettant en valeur la nouveauté de votre produit /service sans insister uniquement sur sa consommation. Débutez votre texte par un élément qui le distinguera des milliers d’autres communiqués de presse envoyés quotidiennement aux médias. Vous pouvez ainsi insérer une image originale, évoquer un événement inhabituel ou une promotion exclusive afin d’attirer dès le départ l’attention de votre lecteur. Vous devez ensuite chercher à mettre en avant les avantages de votre produit/service afin d’attirer, cette fois, l’attention du consommateur final.

N’oubliez pas de mentionner les données importantes de votre message : qui fera quoi, où et pourquoi, comment et quand. Afin d’éviter que votre communiqué soit banal et inintéressant, utilisez un style vivant pour attirer l’attention d’un journaliste qui lit des centaines de communiqués similaires par jour. N’oubliez pas de placer le nom du contact au sein de votre entreprise en haut du communiqué de presse, afin qu’il soit immédiatement repérable et que votre destinataire n’ait pas besoin de parcourir tout le texte pour le trouver. Devoir chercher une information qui n’apparaît pas immédiatement peut parfois suffire à empêcher la publication du communiqué. Si vous rédigez votre communiqué en pensant au journaliste qui le lira, vous réussirez à sortir du lot de ceux qui oublient quel est le premier destinataire d’un communiqué de presse.

6. Comment rédiger un communiqué de presse pour un événement particulier ?

Si vous souhaitez annoncer un événement ponctuel, le communiqué de presse est un excellent moyen de promouvoir gratuitement cet événement. Rédiger un communiqué peut apparaître comme une tâche fastidieuse mais, lorsqu’il est destiné à annoncer un événement, il suffit de suivre une certaine méthode pour réussir à l’écrire sans difficulté. Tout d’abord, prenez le temps de réfléchir à toutes les composantes de l’événement. Cherchez les réponses aux questions qui, que, quoi, quand, où et pourquoi avant de commencer à écrire. En obtenant des réponses faciles et concises à ces questions, il vous sera ensuite plus aisé de rédiger votre texte.

Utilisez l’en-tête de la société lorsque vous annoncez un événement à la presse. Cet en-tête permettra au journaliste qui reçoit votre communiqué d’avoir des informations immédiates sur votre société. Indiquez-y toutes les coordonnées nécessaires : nom, adresse, site web, et numéro de téléphone. Ecrivez « COMMUNIQUE DE PRESSE » en majuscules tout en haut de la lettre.

Cela permettra au destinataire d’identifier instantanément le type de courrier.
Le nom du contact au sein de votre entreprise doit également être bien visible, dans le cas où le journaliste aurait besoin d’informations supplémentaires.

Si l’événement annoncé est imminent et que votre communiqué est donc urgent, ajoutez « Communiqué urgent ». Sinon insérez à la place la date à laquelle vous souhaitez que l’information soit publiée. N’oubliez pas de mettre en gras le titre du communiqué. Il doit être clair et contenir l’idée principale du texte.

Rédigez ensuite le corps du texte qui doit contenir tous les détails de votre événement. Il est placé juste en dessous du titre et représente la partie la plus importante de votre communiqué. L’événement doit être décrit de façon exhaustive afin que le destinataire n’ait pas de point à éclaircir après sa lecture. Concluez en remerciant le journaliste de son attention, et encouragez-le à vous contacter s’il désire des informations supplémentaires.

7. Comment convaincre la presse

Comment convaincre votre lecteur de publier votre communiqué après l’avoir lu ? Rien de compliqué : vous devez simplement rendre votre sujet digne d’intérêt. Une information est essentiellement un élément nouveau, susceptible d’intéresser le grand public. Pour rendre votre communiqué digne d’intérêt, vous devez donc convaincre le rédacteur que le communiqué peut intéresser son public. L’organisation ou la participation à un événement, un portrait de la société, l’expression du soutien ou de l’opposition de votre société à une cause, sont des sujets fréquents mais il en existe bien d’autres.

Les journalistes qui doivent élaborer de nouveaux articles, jour après jour, semaine après semaine, mois après mois, n’ont pas la tâche facile, et apprécient donc les communiqués de presse. Si vous réussissez non seulement à présenter votre événement, mais également à le promouvoir de façon honnête et attrayante aux journalistes, ils apprécieront votre travail. Vous aurez ainsi une grande chance d’être publié et inciterez même peut-être le journaliste à reprendre le sujet pour écrire un article plus approfondi.

8. Le type d’événements ou situations qui sont faciles à promouvoir gratuitement

Certains événements ou situations sont particulièrement faciles à promouvoir. Si vous organisez un événement ouvert au public, vous obtiendrez sans grande difficulté l’attention d’un média local. Les communiqués évoquant des personnes qui obtiennent la reconnaissance de leur profession sont également bien accueillis. Une candidature à la direction, l’écriture d’un nouveau règlement, ou un témoignage à un procès lié à une cause reconnue sont également considérés comme dignes d’intérêt. Ce sont en effet des thèmes qui impliquent ou soutiennent la population locale.

D’autres sujets qui attirent souvent une publicité gratuite sans beaucoup d’effort sont les services à la communauté locale, les programmes de formation et d’apprentissage ainsi que les offres de volontariat pour soutenir l’environnement local. Les communiqués de presse traitant l’un de ces thèmes n’attirent pas seulement l’attention des médias, mais également celle du lecteur final. Ce ne sont bien sûr que des exemples parmi d’autres.

Il ne faut cependant pas négliger l’impact que peuvent avoir certains événements quotidiens. Même si votre communiqué ne traite pas d’un élément nouveau, il peut tout de même être publié. Certains événements réguliers tels que des réunions annuelles, des embauches ou des promotions, l’ouverture d’un nouveau bureau ou même l’accueil d’un salon peuvent être retenus. Vous devez toujours avoir recours à votre imagination pour présenter votre sujet de façon intéressante. N’oubliez pas que l’opportunité de pouvoir atteindre des milliers de personnes compense largement le prix du timbre !

9. Rendez les choses le plus simple possible pour les journalistes

Vous devez essayer de vous mettre dans la tête d’un journaliste. Présentez vous comme le type de personne avec qui un rédacteur aimerait traiter. Lorsque vous vous adressez aux médias, vous devez non seulement être aimable et disponible, mais également avoir un discours construit et précis. Lorsqu’un rédacteur vous contacte après avoir reçu votre communiqué de presse, soyez toujours ouvert et prêt à répondre à toutes ses questions. Si vous avez besoin de vous documenter pour lui donner les bonnes informations, dites le lui. Lorsque vous organisez un événement, invitez la presse à y participer. N’oubliez pas les délais des médias avec qui vous travaillez et respectez-les. Un délai correspond au temps limité qu’un journaliste a pour remettre un article afin qu’il soit publié dans la prochaine édition. Excepté quelques urgences de dernière minute, ces délais représentent pour lui une échéance gravée dans le marbre. Respectez-les en fournissant les informations demandées à temps et en évitant de demander au journaliste un délai supplémentaire. Cela ne ferait que nuire à votre réputation au sein de la presse, ce qui est bien plus grave que de dépasser les délais. Respectez aussi le fait que les rédacteurs ont besoin d’un certain temps pour pouvoir étudier votre communiqué, et que votre communiqué n’est qu’un texte parmi d’autres sur lesquels il doit travailler.

Comme nous venons de le voir, le communiqué de presse est donc un atout extraordinaire pour faire de la publicité autour d’un produit ou d’un service. Si vous le rédigez pas à pas et avec méthode, il n’apparaitra plus aussi rébarbatif et vous permettra d’avoir un impact non négligeable.
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